Warum digitales Projektmanagement hilfreich ist

Klassisches Projektmanagement führt in Zeiten der Digitalisierung und teils sehr dynamischer Marktveränderungen immer seltener zum Erfolg. Mehr und mehr Unternehmen setzen daher jetzt und sicher auch in Zukunft auf das digitale Management ihrer Projekte. Worin die wesentlichen Vorteile bestehen, erklärt dieser Beitrag.

In diesem Artikel behandelte Themen

• Digitales Projektmanagement als moderne Alternative
• Der Nutzen von digitalem Projektmanagement
• Das Projekt selbst ist digital
• Das Team ist virtuell
• Das Projekt ist komplex
• Digitales Projektmanagement vs. klassisches Projektmanagement
• Der Weg zu digitalem Projektmanagement

Ziel des Beitrags: Entscheider und Projektmanager erfahren hier, inwiefern digitales Projektmanagement hilfreich ist und wie es ohnehin schon digitale Projekte besser macht, Zusammenarbeit effizienter gestaltet und hilft, Komplexität zu meistern.

Digitales Projektmanagement als moderne Alternative

Viele Unternehmen haben seit der Jahrtausendwende einen großen Wandel durchlebt. Hierarchien sind flacher geworden, Meetings ändern sich grundlegend, und der Chef wird vom Mitarbeiter eher geduzt. Nicht nur die Kultur hat sich geändert, auch die Arbeitsweisen mussten sich vor dem Hintergrund des digitalen Wandels einer Veränderung unterziehen. Man will weg vom klassischen Projektmanagement, hin zu agilen und flexibleren Prozessen.

Die Digitalisierung soll im Unternehmen und in den Prozessen verankert werden. Denn wenn die gesamte Welt auf allen Ebenen digital geprägt ist, versagen die Prinzipien im Projektmanagement der letzten 50 Jahre. 

Aber inwiefern bietet das digitale Projektmanagement auch Ihrem Unternehmen jetzt und in Zukunft eine hilfreiche Alternative zum klassischen Projektmanagement?

Der Nutzen von digitalem Projektmanagement

Wie das klassische Projektmanagement ist auch die digitale Alternative von Besonderheiten geprägt. Während man früher noch mühevoll und aufwendig ein Meeting mit allen Beteiligten organisieren musste, funktioniert das im digitalen Projektmanagement dank moderner Kommunikationsmittel deutlich einfacher. Somit können Entscheidungen schneller getroffen und der Arbeitsablauf effizienter gestaltet werden. Es bleiben mehr Zeit und mehr Ressourcen für andere projektentscheidende Schritte. 

Grundsätzlich gilt also, dass ein Großteil des Projektmanagements zumindest in gewissen Bereichen digitalisiert werden kann. Dazu sollten Sie vorab sorgfältig prüfen, wann und wo digitales Projektmanagement besonders hilfreich, ja, geradezu geboten ist. Das schauen wir uns nachfolgend mal etwas genauer an.

Wer sich hingegen speziell mit dem Thema „Digitalstrategie“ in Unternehmen” befassen möchte, dem sei unser wegweisender Beitrag „Eine digitale Strategie entwickeln und umsetzen – darauf kommt es an!“ empfohlen.

Das Projekt selbst ist digital

Beginnen wir mit dem offensichtlichsten Punkt: Wenn ein Projekt selbst bereits digital ist, erscheint es geradezu folgerichtig, auch digitales Projektmanagement einzusetzen. Welche Formen und welche Tools dafür relevant sind, hängt stark von der Art Ihres digitalen Projekts ab. 

Nehmen wir die visuelle Konzeption einer Website, in der Sie beispielsweise als Kunde Ihre Gedanken zum neuen Prototyp übermitteln. Mit einer Lösung wie InVisionApp können Sie direkt die relevante Stelle in dem Entwurf markieren und dort ein Feedback platzieren. Online und umgehend. So weiß die Agentur genau, an welcher Stelle im Entwurf was geändert werden soll. Missverständnisse sind dadurch deutlich seltener, die Zufriedenheit bei allen Beteiligten steigt.

Im nachfolgenden Video bringt InVision die Vorzüge seiner App in knapp 30 Sekunden auf den Punkt.

Zu beachten ist dabei: In einem technischen Projekt arbeiten oft mehrere Entwickler, vielfach zur selben Zeit. Es wäre fatal, wenn sich diese zentralen Mitarbeiter gegenseitig den neu erstellten Code wieder überschreiben.

Was früher keine Seltenheit war und teilweise auch heute noch passiert, lässt sich mit sogenannter Versionierungs-Software (wie etwa GitHub oder GitLab) vermeiden. Sie trägt Sorge, dass die Beiträge aller Mitarbeiter erfasst werden. So kann jeder Beitrag (auch Contributions genannt) stets nachvollzogen und bei Bedarf wieder eingespielt werden. 

Sie werden sich jetzt vielleicht fragen: Ist das denn wirklich Projektmanagement? Und Sie haben natürlich Recht! Aber: Die Zusammenarbeit innerhalb des Teams wird im Grunde erst dadurch möglich gemacht, dass jeder die Beiträge (die Contributions) sofort online einsehen kann, um auf dieser Basis gemeinschaftlich, somit kollaborativ, Software zu entwickeln. Selbstverständlich kommen dabei weitere Tools zum Einsatz, auch ausgewiesene Werkzeuge für digitales Projektmanagement (etwa Trello, Asana oder Jira).   

Für digitale Projekte stehen einfach vielfältige Mittel zur Verfügung, so dass es kaum Sinn ergibt, nicht auch auf digitales Projektmanagement zu setzen. Werden diese mit Sinn und Verstand eingesetzt, bewähren sie sich für gewöhnlich in der Praxis. Schließlich wurden sie ja überhaupt erst entwickelt, weil “Altes” nicht mehr so recht funktionierte und diese Erfahrungswerte sowohl Anlass als auch Basis der Optimierung waren.

Im Grunde haben wir mit dem Beispiel der InVisionApp bereits den nächsten Aspekt angeschnitten. Denn wenn Kunden als Teil des Teams begriffen werden, der nicht ständig vor Ort ist, sondern überwiegend online mit von der Partie ist, haben wir es schon mit einem virtuellen Team zu tun.

Wichtig zu wissen ist ferner: Bund und Länder bieten eine Vielzahl an Förderprogrammen für digitale Projekte.

Das Team ist virtuell

Wenn Mitarbeiter nicht jeden Morgen ins Büro kommen können oder wollen, kann kaum von einem echten Präsenzteam gesprochen werden. Es entstehen immer häufiger virtuelle Teams, weil hochqualifizierte Mitarbeiter nicht immer vor Ort verfügbar sind. Gleichzeitig haben gut ausgebildete Fachkräfte verstärkt den Wunsch nach einem Home-Office. 

Im Jahr 2021 und der stetig voranschreitenden Digitalisierung müssen wir kaum noch über Tools für Meetings oder Videokonferenzen sprechen. Sie kennen vermutlich mindestens Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet, vielleicht auch TeamViewer oder sogar GoToMeeting. Und das gute alte Skype wollen wir an der Stelle ebenfalls nicht vergessen. 

Die meisten Unternehmen sind mittlerweile sehr wohl in der Lage, Meetings virtuell durchzuführen. Für viele ist es nun an der Zeit, die nächsten digitalen Schritte zu gehen, die je nach Anforderung höchst unterschiedlich ausfallen können:

• Meetings live streamen, Aufzeichnungen veröffentlichen

Es ist nicht einfach, virtuelle Teams zu managen. Doch zum Glück gibt es für fast alle Anforderungen Tools und Möglichkeiten, das digitale Projektmanagement in virtuellen Teams so zu organisieren, dass es weniger Reibungsverluste als in klassischen Projekten gibt.

Das Projekt ist komplex

Wer die digitalen Möglichkeiten für virtuelle Teams voll ausschöpft, kann selbst komplexe Themen angehen. Und das ist auch notwendig: Denn digitale Projekte sind häufig komplex, was im Grunde heißt, dass es im Projektverlauf immer wieder Überraschungen geben kann, die sich so definitiv nicht vorhersehen lassen. 

Um solche Projekte immer wieder sich verändernden Gegebenheiten anpassen zu können, wurden agile Projektmanagement-Methoden wie Scrum oder Kanban entwickelt. Beide Methoden stellen wir an anderer Stelle vor. Hier geht es zunächst darum, warum gerade digitales Projektmanagement hilfreich ist: Grundsätzlich können Sie zum Beispiel ein sogenanntes Scrum-Board auch in Form einer echten Pinnwand darstellen – aber in virtuellen Teams werden Sie damit an Ihre Grenzen kommen. 

Weiterhin bieten Tools für das digitale Projektmanagement zusätzliche Funktionen, etwa einen integrierten Chat, in dem sich Anforderungen oder Features diskutieren lassen. Auch eine E-Mail-Benachrichtigungsfunktion ist äußerst hilfreich, um sofort über Änderungen im Projekt informiert zu werden. 

Digitale Tools sind immer und überall verfügbar, können miteinander kombiniert oder sogar verknüpft werden und unterstützen die Kommunikation im gesamten Team. Vor allem aber sind sie sehr flexibel: Wenn also der Projektleiter ein Projekt aufgrund neuer Gegebenheiten verändern möchte, kann er Anforderungen sehr schnell neu priorisieren, archivieren und Abläufe leicht anpassen. 

Deshalb wird digitales Projektmanagement seit vielen Jahren erfolgreich in komplexen Software-Projekten eingesetzt und zunehmend etwa auch in Marketing-Projekten.

Digitales Projektmanagement vs. klassisches Projektmanagement

Doch: Nur weil digitale Werkzeuge eingesetzt werden, ist das Projektmanagement schon modern. Vielmehr braucht es dazu ein entsprechendes Mindset. Also die nötige Überzeugung und das daraus resultierende richtige Handeln. Sonst laufen Unternehmen Gefahr, mit dem Griff der Bohrmaschine Nägel in die Wand zu schlagen.

Also fragen Sie sich in jedem Fall vorab: Sind unsere Meetings in der bisherigen Form wirklich produktiv? Oder sind gerade diese oft etwas langatmig, ohne ein konkretes Ziel zu erreichen? Und sind unsere Projekte überhaupt in dem Maße erfolgreich, dass unser Unternehmen weiterhin auf klassisches Projektmanagement setzen sollte …?

Müssen wir uns verändern – und wie schaffen wir das?

Wenn Sie an diesem Punkt angelangt sind, lohnt sich mehr als ein Blick auf moderne Ansätze und Methoden für das Projektmanagement. Darin geht es zuvorderst darum, unnötige Zeitverluste zu vermeiden, sowie um konkrete Ziele und wie diese realistisch zu erreichen sind. Und nicht zuletzt darum, die Eigenmotivation von Mitarbeitern zu fördern. Und wer sich daraufhin mit digitalem Projektmanagement befasst, kommt irgendwann auch zu Themen wie Agilität, Gamification oder Design Thinking.

Fakt ist: Die digitale Transformation hat das Projektmanagement bereits jetzt vielerorts verändert und wird es in den kommenden Jahren weiter und möglicherweise sogar noch sehr viel rasanter verändern. Unternehmen tun also gut daran, ihren alten Herangehensweisen an Projekte auf ihre tatsächliche Effizienz hin zu hinterfragen. Und hinsichtlich ihrer Zukunftsfähigkeit.

Davon hängt auch Ihr unternehmerischer Erfolg in immer dynamischeren Märkten ab.

Insofern war es uns an dieser Stelle wichtig, Sie dafür zu sensibilisieren, dass ein moderner Ansatz aus dem richtigen Mindset, einem digitalen Projektmanagement und modernen Methoden besteht. In unserem Magazin für digitales Projektmanagement stellt Ihnen blindwerk daher in loser Folge die Werkzeuge und Methoden vor, die Sie vermutlich schon jetzt brauchen. Und wir legen großen Wert darauf, dass Sie das richtige Mindset entwickeln.

Der Weg zu digitalem Projektmanagement

Wir möchten Ihnen nichts vormachen: Bis wirklich alle Prozesse des Projektmanagements digital umgestellt sind, kann es einige Zeit dauern. Denn das gesamte Projektteam muss sich arrangieren und mit den neuartigen Technologien umgehen lernen. Hierzu muss das Ganze über kurz oder lang einmal in den Köpfen aller Beteiligten „greifen“. Sprich: Damit der Umstieg langfristig funktioniert, muss sich das gesamte Unternehmen umstellen und einen „Bewusstseinswandel“ vollziehen. 

Aber der Aufwand lohnt sich: Die Abläufe im Büro werden effizienter, und der Daten- sowie Informationsaustausch wird einfacher ablaufen als bisher. Und da Projektteams effizienter arbeiten, kommen insgesamt mehr Projekte ins Ziel. Auf diese Weise stellen moderne Unternehmen die Weichen in eine erfolgreiche unternehmerische Zukunft.

Wie auch Ihr Digitalprojekt zum Erfolg wird, weiß blindwerk. Im Erstgespräch ermitteln wir gerne zusammen mit Ihnen, woran es bei Ihnen aktuell vielleicht hakt und welche Faktoren Sie für ein stringenteres Projektmanagement beachten müssen.