Was ist der Projektlebenszyklus?

Jedes Projekt durchläuft mehrere maßgebliche Phasen. Zusammen machen diese den Projektlebenszyklus aus. In diesem Beitrag erklären wir, welche Projektphasen das im Einzelnen sind, wodurch sie sich auszeichnen und warum sie im Projektmanagement unverzichtbar sind. So können Unternehmen nicht zuletzt die Kosten besser im Blick behalten – und in den Griff bekommen.

In diesem Artikel behandelte Themen

• Projektmanagement: Die vier Phasen des Projektlebenszyklus
• Jedes Projekt hat (letztlich) einen individuellen Lebensweg
• Die Phasen des Projektlebenszyklus im Einzelnen

Ziel des Beitrags: Entscheider in Unternehmen und Projektverantwortliche (in spe) erfahren, welchen Beitrag die Einhaltung des Projektlebenszyklus zum Gelingen von Projekten leistet.

Projektmanagement: Die vier Phasen des Projektlebenszyklus

Der Projektlebenszyklus ist der „Lebensweg“ eines Projekts von dessen Start bis zu dessen Ende und umfasst klassischerweise vier Phasen: Initiierung, Planung, Durchführung und Abschluss. Als eines der zentralen Verfahren im Projektmanagement wird dadurch sichergestellt, dass sich ein Projekt zielgerichtet, effizient und konsistent ausführen lässt. Sowohl hinsichtlich des Aufwands (Zeit und Kosten) als auch hinsichtlich der Qualität des Produkts bzw. Ergebnisses.

„Verfahren“ klingt hier jedoch insofern etwas hochgestochen, als der Projektlebenszyklus im Grunde genommen nur die immergleiche chronologische Abfolge aufeinander aufbauender Schritte bzw. Projektphasen ist, ohne die klassische oder agile Projekte nicht erfolgreich durchführbar sind. Sprich: Zwar überlappen sich die einzelnen Phasen bisweilen ein wenig – aber ihre Reihenfolge bleibt stets dieselbe. An deren Ende steht immer ein größerer Meilenstein.

Insbesondere bei der Entwicklung innovativer Produkte kommt neben einer Machbarkeitsstudie oftmals eine Vorentwicklungsphase sowie eine Pilotphase hinzu. Ferner gibt es nicht die eine allgemeingütige Definition von Projektlebenszyklus, sondern leicht voneinander abweichende Definitionen. Deren Nuancen sind an dieser Stelle jedoch zu vernachlässigen. Vielmehr erfahren Sie, wodurch sich im Projektmanagement die vier zentralen Phasen des Projektlebenszyklus im Kern auszeichnen.

Jedes Projekt hat (letztlich) einen individuellen Lebensweg

Der Projektlebenszyklus ist neben dem Projektstrukturplan als hierarchischer Darstellung sämtlicher Aufgaben innerhalb eines Projekts also entscheidend für dessen Erfolg. Denn beides trägt maßgeblich dazu bei, dass Projekte sowohl über eine Grob- als auch über eine Feinstruktur verfügen. Dies ist vor allem beim Management komplexer Projekte unabdingbar: Ohne Unterteilung in klar voneinander abgegrenzte Phasen, Unterphasen und Arbeitspakete würden Projektleiter, Team und Stakeholder schnell den Überblick verlieren.

Innerhalb dieses strukturellen Gefüges wird unter anderem festgelegt:

• Wer erstellt in den Projektphasen was und wann?

Wichtig: Da Projekte in aller Regel einmalig und einzigartig sind und sich dahingehend von sich kontinuierlich wiederholenden Prozessen unterscheiden, sind diese Fragen immer wieder aufs Neue zu beantworten. So gesehen hat jedes Projekt letzten Endes einen individuellen Lebensweg.

Mehr über die Charakteristika von Projekten erfahren Sie in unserem Beitrag „Wann ist ein Projekt ein Projekt?“.

Die Phasen des Projektlebenszyklus im Einzelnen

Die einzelnen Phasen des Projektlebenszyklus werden während des Projektverlaufs vom Projektteam der Reihe nach durchlaufen – allerdings weichen die Aufgaben des Projektmanagers dabei signifikant von denen seines Teams ab. Denn das Projektmanagement ist eher selten direkt an der Abarbeitung der Arbeitspakete beteiligt. Auch kommt das Team schwerpunktmäßig erst in der Umsetzungsphase zum Zug, während das Projektmanagement über alle Projektphasen hinweg aktiv ist und, Seite an Seite mit den Stakeholdern, im Wesentlichen übergeordnete Entscheidungen trifft.

Vielleicht interessiert Sie in diesem Zusammenhang auch unser Beitrag „Die Phasen im Webprojekt”.

Hier nun die vier entscheidenden Projektphasen:

Phase 1: Initiierung

Projekte beginnen mit einer mehr oder minder klaren Idee und münden in ein konkretes Vorhaben mit einem eindeutigen Ziel. Oder einer Vision, sofern es sich um agile Projekte handelt. Hier wie dort müssen der Auftraggeber und die Projektbeteiligten aber zunächst einmal die gleichen Vorstellungen von dem zu entwickelnden Produkt sowie dem hierfür anfallenden Zeit- und Kostenrahmen haben, und dies gilt es initial im Projektauftrag festzuhalten. Das ist dann der Startschuss für das Projekt.

Voraussetzungen dafür sind ein gegebener Bedarf im Zielmarkt sowie die personelle, technische und wirtschaftliche Durchführbarkeit des Vorhabens.

Die Initiierungsphase ist im Rahmen des Projektlebenszyklus ein strategischer Schritt, der den roten Faden für das Projekt vorgibt und in den nachfolgenden Phasen dem Management dabei hilft zu erkennen, ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist.

Phase 2: Planung

In der Planungsphase legt der Projektleiter (idealerweise in enger Abstimmung mit seinem Team) fest, welche Einzelschritte in welcher Reihenfolge den besten Weg ins Ziel weisen. Dazu schnürt das Projektmanagement Arbeitspakete, weist diese jeweils geeigneten Mitarbeitern zu und kalkuliert mit Blick auf das Budget die einzelnen Aufwände. Auch die Auswahl der passenden Projektmanagement-Software fällt in diese Phase.

Zu diesen taktischen, in die Strategie eingebetteten Maßnahmen gehört darüber hinaus die Identifikation absehbarer Risiken, um diesen bestmöglich vorbeugen zu können. Bis hin zur Eindämmung projektgefährdender Folgen im Krisenfall. Es bedarf also eines guten Controllings, welches es dem Projektmanagement ermöglicht, genau dann gegenzusteuern, wenn beispielsweise Meilensteine nicht in der geplanten Zeit erreicht werden oder die Kosten aus dem Ruder laufen. All dies ist eine Frage der minutiösen Planung im Vorfeld.

Damit der Projektlebenszyklus jederzeit intakt bleibt, müssen zudem effiziente Kommunikationsprozesse voreingestellt werden. Nur so kann das Projektmanagement im Projektverlauf intern wie extern alle Beteiligten zeitnah und punktgenau informieren (und ggf. instruieren) und das Projekt über alle Projektphasen hinweg auf Kurs halten.

Phase 3: Umsetzung

Controlling und Projektsteuerung sind während der Realisierung des Projekts also das schlagende Herz des Projektlebenszyklus. Hierbei behält das Projektmanagement die Teilziele während der Umsetzung ebenso im Auge wie das übergeordnete Projektziel und gleicht routinemäßig (weder in zu großen noch in zu kleinen Intervallen) den Ist-Zustand mit dem Soll-Zustand ab. Indem so der Planfortschritt an „neuralgischen“ Punkten wie etwa den Meilensteinen erfassbar und bewertbar wird, bleibt das Projektteam handlungsfähig und kann etwaige Untiefen besser umschiffen.

Dazu sind nicht zuletzt regelmäßige Statusmeetings mit dem gesamten Projektteam notwendig. Hierdurch bleiben alle Projektbeteiligten auf demselben Stand, und das Team weiß, wann es was zu liefern hat. Außerdem können so Missverständnisse und Probleme rechtzeitig erkannt und Verzögerungen ausgeglichen werden, indem der Projektplan punktuell entzerrt wird. Daher sollte dieser immer gewisse Puffer vorsehen.

Mit anderen Worten: Wird die Dauer der Projektphasen (vor allem die Umsetzungsphase mit all ihren Einzelschritten) zu „optimistisch“ geplant, kann die Luft schnell dünn werden, wenn mal was nicht so gut klappt, und das Projekt in eine Schieflage geraten. Ein erfahrenes Projektmanagement weiß um dieses allgegenwärtige Risiko.

Phase 4: Abschluss

Der Projektlebenszyklus endet, wenn das im Projektplan definierte Ziel unter Erfüllung aller Leistungsmerkmale erreicht und das Produkt vom Auftraggeber abgenommen wurde. Zudem erstellt der Projektleiter einen Projektbericht.

Auch sollte eine „Lessons-learned-Analyse“ durchgeführt werden, in die sowohl die Erfahrungen des Projektteams als auch das Feedback vom Kunden einfließen. Die Leitfrage lautet dabei: Was lief gut, was lief schlecht? Ebenfalls im Projektbericht festgehalten, lassen sich auf Basis dieser Informationen und Erkenntnisse die Effizienz und mithin die Erfolgsaussichten zukünftiger Projekte steigern. All dies gilt selbstverständlich auch für gescheiterte Projekte.

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