24.08.2021
Projektmanagement

Was macht eigentlich ein Projektleiter?

Nur eine effiziente Projektleitung bringt Projekte erfolgreich ins Ziel. Hierfür managt sie das Projekt, den Kunden und das Team. Welche zentralen Aufgaben ein Projektleiter dabei klassischerweise im Unternehmen übernimmt und auf welche Kompetenzen es ankommt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

In diesem Artikel behandelte Themen

  • Projektleiter: Die wichtigsten Aufgaben im Überblick
  • Zur Vorklärung: Projektleiter oder Projektmanager?
  • Die Anforderungen des Projektleiters in klassischen Projekten
  • Was also tun, wenn ein Projekt aus dem Ruder läuft?

Projektleiter: Die wichtigsten Aufgaben im Überblick

Im klassischen Projektmanagement ist die Projektleitung der planerische, organisatorische und kommunikative Dreh- und Angelpunkt des gemeinsamen Vorhabens: Sie ist zuständig für die detaillierte Planung des Projekts, koordiniert über alle Projektphasen hinweg die verschiedenen Beteiligten (Team, Kunde, weitere Stakeholder) und übernimmt das Management der Ressourcen.

Insbesondere ist es Aufgabe des Projektleiters sicherzustellen, dass Unternehmen ihre Projektziele erreichen – termingerecht, im Rahmen des Budgets und unter Gewährleistung der angestrebten Produktqualität. Dies erfordert ein breites Spektrum fachlicher Kompetenzen.

Damit Sie sich einen Überblick darüber verschaffen können, haben wir nachfolgend alle wichtigen Anforderungen und Aufgaben der Projektleitung für Sie zusammengefasst.Wollen Sie sich dagegen gezielt über die Rolle des Projektleiters in IT-Projekten informieren, hilft Ihnen unser Beitrag „Was macht eigentlich ein IT-Projektmanager?“ weiter.

Zur Vorklärung: Projektleiter oder Projektmanager?

Obwohl es kontroverse Auffassungen zur jeweiligen Führungsverantwortung gibt, werden die Begriffe „Projektmanager“ und „Projektleiter“ in Deutschland häufig synonym verwendet. Dies ist in erster Linie dem Umstand geschuldet, dass die DIN-Normen zum Projektmanagement hier keine klaren Abgrenzungen vorsehen.

In den USA indes ist einheitlich von „Projektmanager“ (Project Manager) die Rede – auch weil im dortigen Projektmanagement ein etwas anderes Mindset vorherrscht. Mehr dazu erfahren Sie in der Gegenüberstellung „Zum Unterschied zwischen Projektleitern und Projektmanagern“ auf der Website der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement e. V. (GPM).

Für den vorliegenden Beitrag ist sowohl die Kontroverse als auch die Situation in den USA unerheblich, da beides nichts an den Aufgaben und den grundsätzlich erforderlichen Kompetenzen des Projektleiters bzw. Projektmanagers in deutschen Unternehmen ändert. Daher beschränken wir uns fortan auf den Begriff „Projektleiter“.

Die Anforderungen des Projektleiters in klassischen Projekten

Während sich – stark vereinfacht ausgedrückt – im agilen Projektmanagement die Rolle des Projektleiters auf mehrere Akteure verteilt und aufgrund der flacheren Hierarchien im Projektteam insgesamt an Bedeutung verloren hat, zeichnet er in klassisch aufgesetzten Projekten noch in vielerlei Management-Funktionen (allein)verantwortlich.

Die unten aufgeführten Aufgabengebiete der Projektleitung beziehen sich ausschließlich auf das klassische Projektmanagement in Unternehmen.

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Planung & Ziele

Der Projektleiter plant das Projekt und legt das Projektziel fest. Dieses muss für das Team auf realistische Art und Weise erreichbar und messbar sein. Dazu unterteilt der Projektleiter den Projektverlauf in Etappen (s. Meilensteine) mit verbindlichen Fristen und überprüfbaren Zwischenzielen, die Schritt für Schritt zum angestrebten Soll-Zustand des Projekts führen. Durch die professionelle Planung einschließlich der Zieldefinition stellt der Projektleiter die Weichen für einen erfolgreichen Projektverlauf.

Teamführung & Steuerung

Während der Durchführung besteht die zentrale Aufgabe des Projektleiters darin, das Projekt so zu steuern, dass Kosten, Termine und Ergebnisse möglichst im Rahmen bleiben. Er koordiniert das Team, verteilt Aufgaben und Verantwortlichkeiten und sorgt durch die Bereitstellung jeweils benötigter Ressourcen dafür, dass die einzelnen Projektschritte frist- und qualitätsgerecht vollzogen werden können. Auch ist es seine Aufgabe, das Projektteam entsprechend zu motivieren, was eine hohe kommunikative Kompetenz erfordert.

Kommunikation

Eindeutige Kommunikation sowohl gegenüber dem Team als auch gegenüber Vorgesetzten, Auftraggebern und weiteren Stakeholdern ist eine Grundvoraussetzung für den Projekterfolg. Über diese Kernkompetenz muss ein Projektleiter daher zwingend verfügen und bei auftretenden Kommunikationsproblemen gegensteuern können. Denn nur wenn Aufgaben, Zuständigkeiten und Ziele intern ebenso verständlich vermittelt werden wie extern kommunizierte Informationen über den Projektverlauf, greift in der Zusammenarbeit ein Rädchen perfekt ins nächste.

Erfolgsmessung & Kontrolle

Der Projektleiter misst und kontrolliert regelmäßig alle relevanten Kennzahlen des Projekts: Termine, Kosten, Qualität etc. Auf diese Weise kann er gewährleisten, dass all dies innerhalb der definierten Parameter bleibt – oder nötigenfalls gegensteuern. Droht etwa die Gefahr, dass Teilziele verfehlt werden oder das Projekt sonst wie in Schieflage gerät, setzt der Projektleiter passende Gegenmaßnahmen im Projektteam um. Nur so lässt sich das Projektziel dann noch wie geplant erreichen.

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Dokumentation

Das Projekt lückenlos zu dokumentieren zählt ebenfalls zum Aufgabenspektrum der Projektleitung – sowohl während des Projektverlaufs als auch nach dessen Abschluss. Vor allem der abschließenden Dokumentation kommt dabei eine hohe Bedeutung zu. Denn damit weist der Projektleiter nach, ob ein Projekt tatsächlich erfolgreich verlaufen ist. Außerdem dient die Projektdokumentation als Grundlage für Optimierungsmaßnahmen hinsichtlich späterer Projekte und kann für Case Studies verwendet werden.

Vielleicht ebenfalls interessant für Sie: „Wie bereite ich ein digitales Projekt perfekt vor?“ In diesem Leitfaden mit Checklisten erfahren Unternehmen und Agenturen alles Wissenswerte über die Projektvorbereitung.

Was also tun, wenn ein Projekt aus dem Ruder läuft?

Klar ist: Angesichts all dieser Anforderungen kann einem die Projektleitung schnell mal über den Kopf wachsen. Und tatsächlich kriseln weiterhin viele klassisch initiierte Projekte und laufen über kurz oder lang aus dem Ruder. Um dem wirtschaftlichen Schaden schnell und entschlossen entgegenzuwirken, sollte das Management dann einen Partner ins Boot holen, der weiß, wie man sich als Unternehmen ausrichtet, navigiert und Probleme frühzeitig erkennt und enträtselt. Um diese sodann in einem weiteren Schritt zu reflektieren, zu deuten und zu beheben.

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Über den Autor

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Jan Entzminger ist Gründer und Geschäftsführer der Südpfälzer blindwerk - neue medien GmbH. Seit über 20 Jahren arbeitet er professionell mit dem Medium Internet. Nach seiner Ausbildung zum Online-Entwickler arbeitete er zunächst in verschiedenen Agenturen im Bereich Projektleitung und Entwicklung. 2001 hat er sich mit seiner eigenen Digital-Agentur selbständig gemacht und berät über 200 sowohl mittelständische als auch große, international tätige Unternehmen in allen Fragen zur Realisierung komplexer Digitalprojekte.

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