22.06.2021
Projektmanagement

Kommunikationsprobleme im Projekt – und fünf Lösungen

Unzureichende Projektkommunikation ist ein weitverbreitetes Phänomen. Oder besser: Problem. Nicht wenige Projekte geraten dadurch schnell in Schieflage – oder scheitern schlichtweg. Das Projektmanagement sollte Kommunikationsprobleme daher zügig lösen. Wie das geht, verrät Ihnen dieser Beitrag.

In diesem Artikel behandelte Themen

  • So stellen Sie Probleme in Ihrer Projektkommunikation ab
  • Schlechte Kommunikation als große Hürde für Projekte
  • Lösungsansätze für eine kriselnde Projektkommunikation
  • Probleme in Projekten lösen sich meist nicht von selbst

Ziel des Beitrags: Projektleiter und Management werden auf die Bedeutung professioneller Kommunikation in Projekten aufmerksam gemacht und erhalten Tipps zur Problemlösung.

So stellen Sie Probleme in Ihrer Projektkommunikation ab

Professionelle Projektkommunikation ist für den Erfolg von Projekten jedweder Fasson unabdingbar. Kommunikationsprobleme insbesondere innerhalb des Projektteams hingegen sind wie der sprichwörtliche Sand im Getriebe: Häufen sie sich, ohne sogleich behoben zu werden, stottert der Motor irgendwann, und schlimmstenfalls läuft schon bald gar nichts mehr. Das Projekt droht zu scheitern.

Projektleiter müssen daher über ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten verfügen: Ihnen obliegt es, von vornherein für eine systematische und zielgerichtete Projektkommunikation zu sorgen. Somit stellen sie sicher, dass alle wichtigen Informationen zeitnah ihre Adressaten erreichen und von diesen vor allem auch richtig verstanden werden. Nicht nur im Team selbst, sondern auch die Kommunikation mit ins Projekt involvierten internen und externen Stakeholdern betreffend.

Sonst bremsen Kommunikationsprobleme im Projekt die einzelnen Schritte und gefährden das Erreichen der anvisierten Meilensteine – und damit insgesamt auch das fristgerechte Erreichen des Projektziels. Ursachen dafür sind etwa uneindeutige oder fehlerhafte Informationen zu Abgabeterminen oder den Zuständigkeiten im Projektablauf. Missverständnisse bis hin zu Spannungen, Ärger und Unmut sind dann vorprogrammiert.

All dies wirkt sich negativ auf die Stimmung im Projekt und die Motivation des Teams aus und stellt das Management meist vor größere Probleme.

Welche typischen Kommunikationsblockaden es im Projektmanagement gibt und wie Sie diese als Projektleiter lösen können, erfahren Sie im vorliegenden Beitrag.

Schlechte Kommunikation als große Hürde für Projekte

Eine von Cetacea Communications & Public Relations in Kooperation mit der Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement und Atreus Interim Management durchgeführte Studie hat ergeben, dass „schlechte Kommunikation“ weiterhin eine der größten Hürden für erfolgreiche Projekte darstellt. Davor dürfen Sie keineswegs die Augen verschließen.

Weitere Fallstricke: „unklare Ziele“ und „interne Kompetenzstreitigkeiten“.

Das Projektmanagement kann also noch sehr der Überzeugung sein, man habe alles bestens gebrieft und ebenso vollständig wie eindeutig kommuniziert. Doch das hilft nur wenig, wenn die zu briefenden Personen dies etwas anders sehen. Gut also, wenn Mitarbeiter sofort die Hand heben (dürfen), um gezielt nachzufragen. Voraussetzung dafür ist eine offene Kommunikationskultur im Projekt.

Oftmals stellt sich jedoch erst im weiteren Projektverlauf heraus, falls die Kommunikation zwischen Projektleiter und Mitarbeiter in dem einen oder anderen Punkt nicht so recht funktioniert hat. Bis dahin kann dem Projekt bereits ein partieller Schaden entstanden sein – und sei es nur der Verlust kostbarer Zeit, weil der Mitarbeiter seine Aufgabe falsch interpretiert hat.

Grundsätzlich sollte in Projekten daher immer ein sofortiger Informationsabgleich per Rebriefing stattfinden. Beide Seiten können auf diese Weise umgehend prüfen, ob sie einander richtig verstanden haben. Dies ist aber häufig nicht der Fall. Umso wichtiger, diesen wichtigen Punkt bereits bei der perfekten Projektvorbereitung zu berücksichtigen.

Im Folgenden gehen wir von dem negativen Szenario aus, dass es in Ihrem Projekt wegen unzureichender Kommunikation längst massiv hakt.

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Lösungsansätze für eine kriselnde Kommunikation im Projekt

Wenn bereits Kommunikationsprobleme vorliegen, helfen Ihnen klassische Methoden im Projektmanagement und Techniken zur Motivation in der Regel nicht weiter. Setzen Sie dann beispielsweise auf ein verschärftes Controlling oder wollen Fehler im Projektplan nachträglich ungeschehen machen, laufen Sie Gefahr, dass sich die Fronten weiter verhärten und die Unzufriedenheit der Projektteilnehmer zunimmt.

Vielmehr geht es jetzt darum, einer weiteren Eskalation entgegenzuwirken und vorhandene Kommunikationsprobleme punktgenau zu lösen. Hierzu stellen wir Ihnen fünf praxisbewährte Ansätze vor.

Ansatz 1: Kritikpunkte sammeln und im Team besprechen

In einer perfekten Welt steuert das Schiff Ihres Projekts auf Wellen von Inspiration und Motivation. Die harte Realität ist oft anders – wobei Frust oder Wut selbstverständlich kein guter Antrieb für ein Projekt ist. Ein typischer Auslöser dafür ist mangelhafte Projektkommunikation.  

Wenn daraufhin die Emotionen hochkochen und die Nerven blankliegen, muss eine Aussprache her, und sie sollte sachlich und umfassend geführt werden. Das hat das Management sicherzustellen.

Um alle Punkte aufzulisten und jeden Teilnehmer zu hören, schreiben alle am Projekt beteiligten Personen ihre Kritikpunkte auf Zettel. Jeder Verfasser kann so den Grund für seine Verunsicherung, Unzufriedenheit oder Verärgerung kommunizieren und sich Luft verschaffen. Diese Zettel sammeln Sie an einer Wand und sortieren sie nach ihrer Wichtigkeit für den Erfolg des Projekts.

Jedoch dürfen diese Aussagen keine Vorwürfe enthalten, sondern sie müssen sachlich und fachlich bleiben. Nur dann bilden sie eine geeignete Basis für die Lösung der Kommunikationsprobleme.

Übrigens: Zu wenig Kommunikation im Projekt findet häufiger statt, als man meinen sollte. Wie wäre es also mit einem lockeren Statusmeeting jede Woche? Hier können nicht nur zum Beispiel die Phasen Ihres Webprojekts besprochen werden, sondern auch die sozialen und zwischenmenschlichen Befindlichkeiten im Team bekommen Raum.

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Ansatz 2: Gemeinsam Ziele und Anforderungen klären

In vielen Fällen, in denen die Projektbeteiligten über schlechte Kommunikation klagen, sind die Anforderungen und Ziele eines Projekts unklar. Schlimmer noch, wenn dem Team die Ziele als nicht erreichbar erscheinen – darüber allerdings nicht offen geredet wird.

In diesen Fällen ist es angeraten, schnellstmöglich Licht ins vermeintliche Dunkel des Projektauftrags zu bringen. Dazu sollte das Projektteam Vorhaben und Plan gemeinsam „dekonstruieren“. Ob die Forderungen sich als utopisch erweisen oder bei Zerlegung des Auftrags plötzlich deutlich wird, dass alle Bestandteile des Teams auch alle Anteile des Projekts erledigen können – das wird durch diese Methode deutlich.

Zur Auflockerung können Sie das Szenario am Whiteboard auch mit der sogenannten eierlegenden Wollmilchsau darstellen – dem Sinnbild für ein Nonplusultra.

Ansatz 3: Rollen und Zuständigkeiten transparent machen

Das kennen alle Projektmanager und Projektmitstreiter: Rollenzuweisungen über Projektmanagementtools, Excel-Tabellen oder Scrum-Boards. So weit, so gut.

Jedoch ist ein Name allzu schnell neben eine Aufgabe gesetzt. Stellt sich nur die Frage, ob diese Rollen im Projekt denn auch tatsächlich so gelebt werden …? Wurde das nicht sauber kommuniziert, neigen manche Mitarbeiter erfahrungsgemäß dazu, die Grenzen ihrer Rolle frei auszulegen und diese sogar zu überschreiten, während sich andere „vornehm zurückhalten“ und ihre Rolle nicht erfüllen. Eben dann führt ein originäres Kommunikationsproblem schnell zu weiteren Problemen im Projekt.

Um Unklarheiten bei Zuständigkeiten aufzudröseln, hilft Ihnen eine klärende „Gruppenübung“ mit verschiedenfarbigen Papierhüten, dem Team den Spiegel vorzuhalten: Wer ist für was zuständig, und wo sind die Grenzen der jeweiligen Rolle?

Der Projektleiter moderiert das Meeting, erläutert die Konfliktpotenziale und Risiken falsch interpretierter Rollen und beantwortet Fragen. Danach fällt es Ihren Mitarbeitern leichter, sich auf den ihnen zugewiesenen Part im Projekt zu fokussieren. Und gleichzeitig bietet sich auch für das Projektmanagement Gelegenheit, sich selbst zu hinterfragen.

Ansatz 4: Eskalation zwischen Mitarbeitern beenden

Besonders verfahren ist die Kommunikation im Projekt, wenn nur noch über den Vorgesetzten miteinander kommuniziert wird. Oder der Vorgesetzte bei allen Mails mit in CC genommen wird, um interne Grabenkämpfe auszutragen. Dann ist Ihre Projektkommunikation zumindest anteilig in eine erhebliche Schieflage geraten.

Das Einbeziehen der nächsthöheren oder noch höheren Führungsebene soll meistens Folgendes erreichen: als Druckmittel gegen den Kollegen fungieren und ihn gleichzeitig bloßstellen. In diesem Fall spricht man von einer unangemessenen Eskalation, die womöglich nur noch extern zu lösen ist.

Zuvor sollten Sie jedoch versuchen, beide Parteien an einen Tisch zu bekommen, um sich ein Bild von der Lage zu machen und die Chancen einer Konfliktlösung auszuloten. Auch ist diesen klarzumachen, inwiefern ihr Verhalten den Projekterfolg gefährdet – und damit nicht nur dem Unternehmen schadet, sondern auch allen Mitarbeitern. Sie selbst eingeschlossen.

Wenn jedoch absehbar ist, dass sich das Problem nicht lösen lässt, sollten Sie einen der Mitarbeiter vom Projekt abziehen. Zumal die Androhung weitergehender Sanktionen nicht gerade deren Motivation erhöhen dürfte.

Ansatz 5: Probleme analysieren und priorisiert beseitigen

Für den Fall, dass Probleme direkt angepackt werden sollen, eignet sich das Pareto-Prinzip. Dieses geht davon aus, dass 80 Prozent aller Probleme aus nur 20 Prozent der möglichen Ursachen entstehen. Demnach müssen nur diese 20 Prozent der Ursachen beseitigt werden, um beispielsweise Prozesse und Abläufe entscheidend optimieren zu können.

So auch im Falle von Kommunikationsproblemen im Projekt.

Allerdings müssen Sie die betreffenden Ursachen zunächst ausfindig machen. Hier hilft der Blick von außen. So kann eine auf Projektmanagement spezialisierte Agentur mit Beratungsschwerpunkt weitaus objektiver beurteilen und bewerten, welche Teile Ihrer mangelhaften Projektkommunikation die größten Probleme nach sich ziehen. Sprich: welche davon die größten Risiken für den Projekterfolg darstellen. Sind diese Risiken einmal priorisiert und beseitigt, haben Sie meist schon viel gewonnen.

Das Pareto-Prinzip geht vom Prinzip der kritischen Masse aus und zielt nicht auf eine hundertprozentige Lösung ab: Wenige Mittel sollen hier viel Wirkung erzeugen. Das macht seine hohe Effizienz aus.

Probleme in Projekten lösen sich meist nicht von selbst

Schieben Sie Kommunikationsprobleme in Ihren Projekten also nicht auf die lange Bank! Denn sie wachsen sich für gewöhnlich nicht von selbst aus. Mit unseren fünf Tipps zur Projektkommunikation ist Ihnen aber vielleicht schon ein Stück weit geholfen.

Im Magazin für digitales Projektmanagement von blindwerk werden wir dazu nach und nach weitere Informationen für Sie bereitstellen.

Klar ist aber auch: Sollten Sie ein Projekt in Angriff nehmen und mangelhafte Kommunikation von vornherein vermeiden wollen, setzen Sie lieber gleich auf ein stringentes Risikomanagement. Das Einkalkulieren von Risiken sichert den Projektablauf ab.

Bei allen Fragen rund ums Projektmanagement – vom Projektauftrag bis zum erfolgreichen Projektabschluss – berät Sie blindwerk gerne. Kontaktieren Sie uns für ein Erstgespräch!

Über den Autor

blindwerk

Jan Entzminger ist Gründer und Geschäftsführer der Südpfälzer blindwerk - neue medien GmbH. Seit über 20 Jahren arbeitet er professionell mit dem Medium Internet. Nach seiner Ausbildung zum Online-Entwickler arbeitete er zunächst in verschiedenen Agenturen im Bereich Projektleitung und Entwicklung. 2001 hat er sich mit seiner eigenen Digital-Agentur selbständig gemacht und berät über 200 sowohl mittelständische als auch große, international tätige Unternehmen in allen Fragen zur Realisierung komplexer Digitalprojekte.

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