Digitaler Wandel im Unternehmen: Digitale Architekten als Schlüsselakteure im Change Management

Digitalisierung ist kein IT-Projekt – sie ist ein Kulturwandel. Ohne klare Strukturen, eingebundene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie ein verbindendes Zielbild scheitern selbst die besten Technologien und Tools. Genau hier kommen digitale Architekten ins Spiel: Sie entwerfen keine Software, sondern schaffen und managen die Rahmenbedingungen, die die nötigen Veränderungen im Unternehmen überhaupt erst möglich machen. Dazu bringen sie Technik, Organisation und Menschen zusammen und ermöglichen so die erfolgreiche Entwicklung zum zukunftsfähigen, digital kompetenten Marktteilnehmer. Mit Checkliste „Den passenden digitalen Architekten finden“.

In diesem Artikel behandelte Themen

• Bei Digitalisierung geht es nicht (primär) um Tools
• Die Rolle des digitalen Architekten
• Warum viele Digitalprojekte scheitern
• Change Management als strukturierter Prozess
• Kompetenzentwicklung im digitalen Wandel
• Branchenspezifische Herausforderungen
• Digitale Architektur in der Praxis
• Auf den Punkt gebracht: Ganzheitlich denken, wirksam handeln

Ziel des Beitrags: IT-Leiter, Chief Digital Officers und Projektverantwortliche erfahren, woran Digitalisierung scheitert – und wie digitale Architekten mit Struktur, Change-Kompetenz und Systemdenken den Unterschied machen.

Bei Digitalisierung geht es nicht (primär) um Tools

Der digitale Wandel stellt für Unternehmen weltweit eine der größten Herausforderungen und gleichzeitig eine der größten Chancen dar. Doch viele davon investieren in neue Technologien und merken erst spät, dass mit Tools allein noch lange keine konkrete Veränderung bzw. Verbesserung gelingt. Entsprechend ernüchternd ist die Erfolgsquote: Laut McKinsey führen rund 70 Prozent aller Digitalisierungsprojekte nicht zum gewünschten Ergebnis. Dies liegt jedoch nur selten an den Technologien selbst, vielmehr sind organisatorische und kulturelle Faktoren die Gründe für das Scheitern.

So fehlt es meist an klaren Zielbildern, systematischer Integration und konsequenter Einbindung aller Beteiligten. Digitalisierung wird zu oft als reines IT-Thema begriffen – und bleibt dadurch in ihrer Wirkung stecken.

Denn digitale Transformation verlangt nach einem Architekturdenken, das Technologie, Organisation und Mensch zusammenbringt. Sie braucht klare Strukturen, verbindliche Prozesse und ein Umfeld, das Veränderung nicht nur zulässt, sondern gezielt ermöglicht. Klar ist in jedem Fall: Um als ersten Schritt ein Großprojekt wie die Implementierung einer digitalen Strategie erfolgreich umzusetzen, bedarf es eines agilen Mindsets als unabdingbare Voraussetzung für Wandlungsfähigkeit.

Hier wie dort ist der digitale Architekt als Erfolgsgarant des digitalen und vorzugsweise agilen Change-Prozesses gefragt.

Die Rolle des digitalen Architekten

Digitale Architekten sind die strategischen Gestalter des digitalen Wandels in Unternehmen. Sie betrachten Organisationen ganzheitlich und bauen Brücken zwischen den Bereichen. Ihre Aufgabe ist es, tragfähige und zukunftsfähige digitale Ökosysteme zu entwerfen – mit API-first-Design, interoperablen Standards und Cloud-native Skalierbarkeit –, die technisch funktionieren und im Alltag auch tatsächlich angenommen und genutzt werden.

Während der klassische Enterprise-Architekt vorrangig Stabilität, Standardisierung und IT-Governance im bestehenden System gewährleistet, fokussieren digitale Architekten auf die dynamische Gestaltung von Innovationsökosystemen. Sie kombinieren Technologie-Radars mit Change-Kompetenz, um disruptive Lösungen (z. B. KI-Plattformen, IoT-Netzwerke) in die operative Realität zu überführen – stets mit dem Ziel, neue Geschäftsmodelle zu ermöglichen.

Als Change-Spezialisten entwickeln sie skalierbare und interoperable Systemlandschaften, die flexibel erweitert werden können. Dabei moderieren sie zwischen den Interessengruppen – von IT über Fachabteilungen bis zum Top-Management – und schaffen ein gemeinsames Verständnis für Ziele, Prozesse und technische Möglichkeiten. Anders als klassische Enterprise-Architekten, die Governance oft als Kontrollinstrument verstehen, bauen sie adaptive Governance-Modelle mit flexiblen Entscheidungsräumen für Innovation.

Ihr systemischer Ansatz (etwa mit dem Cynefin-Framework) schafft Orientierung in komplexen Veränderungsprozessen. Geschäftsprozesse, Nutzererwartungen und technische Infrastruktur werden von Beginn an verbunden – unter Integration regulatorischer Vorgaben und Endnutzer-Anforderungen.

Der digitale Architekt gestaltet den strukturellen Rahmen für digitale Transformationen in Unternehmen. Er verbindet Technologie, Prozesse und Menschen zu einem nachhaltigen Gesamtsystem. Als strategischer Enabler begleitet er Organisationen von der Idee bis zur Umsetzung – mit Fokus auf Change Management, Nutzerzentrierung und zukunftsfähiger IT-Architektur.

Warum viele Digitalprojekte scheitern

Das Problem beginnt damit, dass Technologie als Selbstzweck eingeführt wird, ohne sie in bestehende Prozesse und Arbeitsrealitäten zu integrieren. Wenn es im Zuge des digitalen Wandlungsprozesses beispielsweise um die Implementierung von agilem Projektmanagement geht, sind Unternehmen genau dann auf dem besten Wege, die „Definition of Doom“ zu erfüllen.

Hier die sechs Hauptursachen für das Scheitern von Digitalprojekten bzw. Digitalisierungsprojekten:

1. Die Tool-First-Falle: Viele Unternehmen beginnen ihre Digitalisierung mit der Auswahl der Technologie(n) statt mit einer gründlichen Prozessanalyse. Das führt dazu, dass Lösungen nicht genutzt werden, weil sie die tatsächlichen Arbeitsabläufe ignorieren.

„Das teuerste Digitalprojekt ist das, das niemand nutzt“ ist daher heutzutage ein geflügeltes Wort. Zumal sich Erfolg nicht an der Implementierung misst, sondern an der tatsächlichen Nutzung. Für den ROI ist das von entscheidender Bedeutung.

Change Management als strukturierter Prozess

Veränderung braucht Struktur. So ist Change Management nicht die Kür – sie ist das Fundament jeden erfolgreichen Wandels. Es beginnt mit der Zieldefinition und begleitet das Projekt durch alle Phasen – von der Planung bis zur langfristigen Verstetigung.

Ein wirksames Change Management bindet Führung, Belegschaft und relevante Stakeholder frühzeitig ein und sorgt dadurch für Transparenz über Ziele, Nutzen und Zuständigkeiten. Es definiert klare Kommunikationsformate sowie Entscheidungswege, über die Beteiligung ermöglicht und Vertrauen aufgebaut wird. In einem gut geführten Change-Prozess wird eine Feedbackkultur etabliert, in der Rückmeldungen systematisch ausgewertet und in die Weiterentwicklung einbezogen werden.

Zentral ist außerdem, dass Change Management die technische Einführung neuer Systeme mit gezielter Qualifizierung verbindet. Coachings, Teamschulungen und Retrospektiven sind als Motor für Veränderung fest in den Projektverlauf eingebunden. Sie werden dabei nicht isoliert durchgeführt, sondern als integraler Bestandteil der Projektsteuerung begriffen. So entsteht eine Veränderungsdynamik, die nicht überfordert. Vielmehr nimmt sie im Idealfall alle Beteiligten mit.

Zudem helfen agile Methoden, Veränderung greifbar zu machen. Durch iteratives Vorgehen und regelmäßige Feedbackzyklen erleben die Beteiligten Fortschritte und sehen ihre Rückmeldungen berücksichtigt. Das stärkt die Akzeptanz innovativer Technologien und Arbeitsweisen und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass neue Systeme aktiv genutzt werden.

Digitale Architekten erfüllen bei all dem eine Schlüsselfunktion.

Kompetenzentwicklung im digitalen Wandel

Digitalisierung bedeutet auch: neue Fähigkeiten, neue Verantwortlichkeiten, neue Denkweisen. Doch diese entstehen nicht automatisch. Kompetenzaufbau muss gezielt geplant und umgesetzt werden. Das gilt für Führungskräfte ebenso wie für Fachabteilungen und operative Teams.

Eine wirksame Kompetenzentwicklung orientiert sich am konkreten Projektkontext. Sie greift die realen Herausforderungen im Arbeitsalltag auf und bietet theoretisches Wissen sowie praktische Hilfestellung. Besonders wirkungsvoll sind Formate, die Theorie und Anwendung verbinden – etwa durch Coaching on the Job oder projektbegleitende Trainings, die direkt im Prozess ansetzen.

Dabei wird Wissen vermittelt und Selbstorganisation und Problemlösungskompetenz gefördert. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter lernen, Entscheidungen zu treffen, Verantwortung zu übernehmen und Veränderungen aktiv zu gestalten. Zudem entsteht durch bereichsübergreifende Formate ein gemeinsames Verständnis für Rollen, Prozesse und Ziele.

Regelmäßiger inhaltlicher Austausch in klar definierten Formaten sorgt für Transparenz, verstärkt das Lernen aus Erfahrung und erlaubt schnelle Anpassungen. Anstatt punktueller Maßnahmen entsteht eine kontinuierliche Entwicklung, die langfristig trägt.

Branchenspezifische Herausforderungen

Die Schwierigkeiten digitalen Wandels unterscheiden sich je nach Branche. Drei Beispiele zeigen, wo typische Barrieren liegen – und warum Change Management so entscheidend ist.

Digitalisierung in der Industrie: OT und IT wirkungsvoll verbinden

Die Industrie steht vor der Herausforderung, die Kluft zwischen Operational Technology (OT) und IT zu überwinden. Unterschiedliche Systeme, Denkweisen und Verantwortlichkeiten erschweren die Integration von Produktions- und IT-Landschaften. Hinzu kommen lange Investitionszyklen, die im Widerspruch zu schnellen Technologieentwicklungen stehen. Unternehmen müssen oft entscheiden, ob sie auf Eigenentwicklungen oder Plattformlösungen setzen – eine Unsicherheit, die Projekte verzögern oder blockieren kann. Ohne gezieltes Change Management und klare Kommunikation bleiben viele Digitalisierungsinitiativen wirkungslos und stoßen auf Widerstände in den Fachbereichen.

TIPP: Lesen Sie dazu unseren vertiefenden Beitrag Digitalisierung in Industrie und Handel: Herausforderungen, Chancen & Erfolgsbeispiele

Digitalisierung im Gesundheitswesen: Zwischen Pflicht und Praxis

Im Gesundheitswesen sind Datenschutzanforderungen wie DSGVO und KHZG besonders hoch und erschweren die Umsetzung nutzerzentrierter, digitaler Lösungen. Die IT-Landschaften sind häufig heterogen, mit vielen spezialisierten Systemen (z. B. KIS, RIS, PACS), die eine reibungslose Integration und Schnittstellenbildung erschweren. Zudem herrscht ein akuter Fachkräftemangel, während der Digitalisierungsdruck stetig steigt. Change Management muss hier nicht nur technische, sondern auch organisatorische und regulatorische Hürden adressieren, um Akzeptanz und nachhaltige Nutzung digitaler Lösungen zu sichern.

TIPP: Lesen Sie dazu unseren vertiefenden Beitrag Digitalisierung im Gesundheitssektor: Herausforderungen, Chancen & Erfolgsbeispiele“

Digitalisierung im öffentlichen Sektor: Silos aufbrechen, Wandel ermöglichen

Verbände und öffentliche Einrichtungen kämpfen mit komplexen Entscheidungsstrukturen und ausgeprägtem Silodenken, was die bereichsübergreifende Zusammenarbeit erschwert. Fördermittel bleiben häufig ungenutzt, weil Umsetzungskapazitäten und Change-Kompetenz fehlen. Ausschreibungen scheitern an unklaren Leistungsdefinitionen und bürokratischen Hürden. Die Akzeptanz digitaler Lösungen ist gering, wenn Teams nicht frühzeitig eingebunden und Veränderungen transparent kommuniziert werden. Ein gezieltes, auf die Besonderheiten des öffentlichen Sektors zugeschnittenes Change Management ist daher unerlässlich.

TIPP: Lesen Sie dazu unseren vertiefenden Beitrag Digitalisierung im öffentlichen Sektor: Herausforderungen, Chancen und Erfolgsbeispiele

Digitale Architektur in der Praxis

Digitale Architekten bringen also Struktur in komplexe Projekte. Sie sorgen dafür, dass alle Beteiligten gemeinsam an einem Strang ziehen – mit einem klaren Zielbild, einer durchdachten Systemarchitektur und einem flexiblen Prozessdesign.

Erreicht wird das beispielsweise durch Stakeholder-Workshops, in denen Bedarfe und Zielvorstellungen identifiziert werden, die als Grundlage für die weitere Ausgestaltung dienen. Anschließend helfen System-Blueprints dabei, technische Zusammenhänge, Schnittstellen und Prozesse so zu visualisieren, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Bild entwickeln können. Die agile Steuerung erfolgt in iterativen Phasen mit Pilotierungen, Tests und Feedbackschleifen.

Ergänzt wird dieser methodische Rahmen durch passgenaue Kommunikationskonzepte, die für Transparenz und Orientierung sorgen. Schulungs- und Coachingangebote begleiten die Umsetzung und stärken die Eigenverantwortung der Teams. Ziel ist nicht nur die technische Umsetzung, sondern die nachhaltige Integration in den Arbeitsalltag.

Ein Praxisbeispiel: Ein Automobilzulieferer implementiert eine IIoT-Plattform zur Maschinenüberwachung, scheitert jedoch zunächst an der mangelnden Akzeptanz in der Produktion: Mitarbeiter nutzen weiterhin Excel, da Störungscodes der Plattform nicht ihrer Arbeitsrealität entsprechen (z. B. „Thermischer Overload“ statt „Heißläufer“), und mobile Tablets behindern den Takt. Nur 15 Prozent der Maschinen liefern Daten.

Der digitale Architekt löst dies durch:

• Workshops mit Schichtarbeitern, um die Benennungen und Prozesse anzupassen.

Das Ergebnis: Die Nutzungsrate steigt, Wartungskosten sinken, und die Produktion kann auf dieser Basis eigenständig ein Augmented-Reality-Folgeprojekt initiieren.

Checkliste: Den passenden digitalen Architekten finden

Der digitale Architekt ist der Partner der Wahl für den erfolgreichen digitalen Wandel im Unternehmen – doch woran erkennen Verantwortliche die richtige Expertise? Diese zehn Punkte helfen bei der Auswahl:

• 1.Technologie-Know-how: Beherrscht Cloud, APIs & branchenspezifische Systeme.
• 2. Prozessverständnis: Kann Geschäftsabläufe digital abbilden & optimieren.
• 3.Change-Management-Erfahrung: Kennt Methoden wie ADKAR und Kotters 8-Stufen-Modell.
• 4. Branchenerfahrung: Hat ähnliche Projekte im gleichen Sektor umgesetzt.
• 5. Brückenbauer-Mentalität: Vermittelt zwischen IT, Fachabteilungen & Management.
• 6. Pragmatismus: Findet machbare Lösungen statt Over-Engineering.
• 7. Kommunikationsstärke: Erklärt komplexe Themen einfach und verständlich.
• 8. Nachhaltigkeitsdenken: Plant skalierbare Architekturen für die Zukunft.
• 9. Regulatorisches Wissen: Kennt DSGVO, Branchenvorgaben und Compliance.
• 10. Erfolgsnachweise: Zeigt konkrete Beispiele gelungener Projekte.

Auf den Punkt gebracht: Ganzheitlich denken, wirksam handeln

Digitale Transformation gelingt nur, wenn Systeme, Prozesse und Menschen zusammengedacht werden. Digitale Architekten wie blindwerk spielen dabei eine zentrale Rolle: Sie schaffen die Strukturen für Veränderung und begleiten Organisationen von der Idee bis zur Umsetzung.

Change Management und Kompetenzaufbau sind kein Beiwerk – beides ist essenziell. Denn Digitalisierung wirkt nur dann, wenn sie alle Ebenen einbezieht.

Innovative Technologien allein reichen nicht. Entscheidend ist ein gemeinsames Verständnis für Ziele, Prozesse und Rollen. Digitale Architekten integrieren Innovationen in die Organisation, fördern Mitgestaltung, moderieren zwischen IT, Fachbereichen und Management und schaffen nachhaltige Strukturen, Innovative Technologien allein reichen nicht. Entscheidend ist ein gemeinsames Verständnis für Ziele, Prozesse und Rollen. Digitale Architekten integrieren Innovationen in die Organisation, fördern Mitgestaltung, moderieren zwischen IT, Fachbereichen und Management und schaffen nachhaltige Strukturen für Digital-Kompetenz.

So entsteht Veränderungsdynamik, die motiviert statt überfordert. Unternehmen, die auf eine ganzheitliche digitale Architektur setzen, werden agiler, innovationsfähiger und stärken ihre Zukunftsfähigkeit.

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