Shopware-ERP-Anbindung: Standardlösung oder eigene Schnittstelle?

Soll es bei der Shopware-ERP-Anbindung ein Standard-Konnektor sein, also eine fertige Software, die zwei Systeme nach festen Regeln verbindet, oder eine eigene Schnittstelle? Entscheidend sind drei Fragen: Welches System führt die Daten? Wie läuft ein Prozess über zwei Systeme? Was passiert, wenn Daten nicht exakt zusammenpassen? Folgen Ihre Prozesse den festen Regeln des Konnektors, genügt dieser für gewöhnlich. Bei Konfiguratoren, Angebotsanfragen oder kundenspezifischen Preisen braucht es dagegen meist eine eigene Schnittstelle. Drei Kundenprojekte von blindwerk zeigen, wie diese Entscheidung in der Praxis aussehen kann.

Ziel des Beitrags: E-Commerce- und IT-Verantwortliche erfahren, wie sie entscheiden können, ob für die Shopware-ERP-Anbindung ein Standard-Konnektor genügt oder eine eigene Schnittstelle nötig ist.

Ihr Shop läuft. Ihr ERP auch. Trotzdem muss jemand jeden Morgen Bestellungen aus dem Shop manuell ins ERP übertragen, weil der Abgleich zwischen Shop und Warenwirtschaft nicht zuverlässig funktioniert. Sichtbar wird das bei Artikeln, Preisen und Beständen: Artikel sind im Shop anders gepflegt als im ERP, deshalb weichen oft auch die Preise ab. Bestände stimmen ebenfalls nicht überein, sodass sich ein Artikel, der im Lager fehlt, online weiter bestellen lässt.

Solche Fehler fallen meist erst dann auf, wenn ein Kunde anruft. Das kann gleich doppelt teuer werden: Das manuelle Übertragen bindet täglich Arbeitszeit, und die Fehler führen zu Stornos und Retouren – im Zweifel kostet das den nächsten Auftrag.

Dabei steht die ERP-Anbindung seit Monaten auf der Liste, wird aber immer wieder verschoben, weil sich nicht sicher sagen lässt, welcher Weg passt: ein fertiger Konnektor, eine Middleware oder eine eigene Schnittstelle. Klar ist: Die Entscheidung hängt weniger von der Technik ab als davon, wie weit die eigenen Prozesse vom Standard abweichen.

Drei unserer Kundenprojekte bei blindwerk zeigen beispielhaft, wie diese Entscheidung jeweils ausfiel: Bei Spindmax führt das ERP den Artikelstamm, bei Biomex läuft eine Angebotsanfrage über eine Warteschlange ins ERP, und bei Wunderlich wurde der ERP-Import einer gewachsenen Systemlandschaft robust gemacht.

Im Mittelpunkt stehen Daten und Prozesse, nicht die Technik der Schnittstelle. Eine Shopware-ERP-Anbindung überträgt Daten zwischen Shop und ERP, etwa Artikel, Preise, Bestände und Bestellungen. Sie legt aber nicht fest, welche Daten gelten, welcher Prozess dahintersteht und was bei Abweichungen passiert. Drei Fragen sollten deshalb beantwortet sein, bevor die erste Zeile Code entsteht.

Wird derselbe Artikel im Shop und in der Warenwirtschaft getrennt gepflegt, entstehen früher oder später Widersprüche – und keiner der beiden Datenbestände ist verbindlich. Die Lösung heißt Single Source of Truth: eine einzige Stelle, an der ein Datenfeld verbindlich gepflegt wird. Alle anderen Systeme übernehmen es von dort.

Beispiel Spindmax: Beim Relaunch auf Shopware 6 sollten Kunden Stahlschränke und Spinde direkt im Shop konfigurieren. Millionen Kombinationen aus Ausstattung und Zubehör waren möglich, einen Artikelstamm gab es nicht. Das ERP führt künftig den Artikelstamm einschließlich der Konfiguratoren. Mit dem ERP-Dienstleister entstand ein gemeinsames Datenmodell; eine eigene Schnittstelle überträgt die Daten. Nachts aktualisiert sie Artikel, Bilder und Konfiguratorvorlagen im Shop, stündlich gehen Bestellungen ins ERP. Bestellnummer und Status kommen zurück. Die Lieferwoche des Lieferanten erscheint automatisch in der Shop-Bestellung.

Für SAP Business One und komplexe Artikelstämme gibt es eine SAP-Shopware-Schnittstelle.

Nicht jeder Prozess ist ein Datenabgleich. Eine Angebotsanfrage im B2B-Shop beginnt beim Kunden und endet im ERP des Anbieters. Warten beide Systeme direkt aufeinander, steht der Prozess still, sobald eines nicht antwortet. Eine Message-Queue, also eine Warteschlange, die Nachrichten zwischenspeichert, bis das Zielsystem sie abholt, entkoppelt sie.

Beispiel Biomex: Ein Prototyp-Shop bildete mehrere Millionen Produkte für Flüssigproben ab, erzeugte aber vor allem Excel-Dateien für die Kundenkommunikation. Das erste Teilprojekt setzt auf der Shopware 6 Enterprise B2B Suite auf. Die Angebotsanfrage läuft über eine Message-Queue ins ERP. Der Abschluss des Angebotsprozesses für das Controlling ist vollständig in das ERP integriert. 

Die Vision eines Marktplatzes für Biomaterial wurde per agilem Projektmanagement in Teilprojekte zerlegt. Der Abschluss des Angebotsprozesses für das Controlling ist vollständig in das ERP integriert, das Biomex selbst entwickelt hat. Änderungen lassen sich in kurzen Zyklen umsetzen.

Abweichungen lassen sich in keiner Anbindung ganz vermeiden: Beträge werden unterschiedlich gerundet, ein Import läuft zweimal, ein Datensatz trifft später ein als erwartet. Entscheidend ist, wie die Anbindung damit umgeht. Eine belastbare Anbindung verarbeitet denselben Datensatz auch mehrfach, ohne Dubletten zu erzeugen.

Beispiel Wunderlich: Über Jahre war die Landschaft gewachsen – Plugins, Eigenentwicklungen und Integrationen waren dazugekommen. Das ERP liefert seine Daten über eine Zwischentabelle, eine Übergabestelle zwischen beiden Systemen. Der Import überträgt nur Änderungen, stützt sich auf Zeitstempel und toleriert Rundungen. Die Übernahme erfolgte im laufenden Betrieb; Datenflüsse und Suche im Shop wurden robuster, Upgrades besser planbar.

Lesetipp: Mein E-Commerce-Projekt steckt fest.

Eine einheitlich führende Datenquelle fehlte, Wartung und Updates waren entsprechend aufwendig.

Für die Shopware-ERP-Anbindung gibt es zwei grundsätzliche Wege. Welcher passt, hängt davon ab, wie weit die eigenen Prozesse vom Standard abweichen.

Was es ist: Ein fertiger Konnektor, meist als Erweiterung für Shopware oder ERP, der Artikel, Bestellungen und Bestände nach festen Regeln überträgt.

Passt, wenn: Die Prozesse dem Standard folgen und im Wesentlichen Artikel, Preise, Bestände und Bestellungen übertragen werden.

Aufwand und Preis: Einstieg und Aufwand sind meist gering; dafür fallen Lizenz- oder Abo-Kosten an. Konkrete Preise hängen vom Anbieter ab.

Grenze: Abweichende Prozesse lassen sich nur über Anpassungen oder Zusatzprogrammierung abbilden. Je mehr Anpassungen nötig sind, desto geringer wird der Kostenvorteil des Konnektors. Eine Zwischenform ist die Middleware, eine Integrationsplattform zwischen Shop und ERP. Sie verursacht laufende Kosten und muss betrieben und gepflegt werden.

Wer setzt um: Beim Konnektor der Hersteller, Ihr ERP-Dienstleister oder ein internes Team. Ob er für Ihre Systemlandschaft reicht, muss zunächst fachlich geprüft werden.

Was es ist: Eine Verbindung, die für die eigenen Prozesse über Programmierschnittstellen (APIs) oder andere Übergabepunkte von Shop und ERP entwickelt wird.

Passt, wenn: Der Prozess selbst die Besonderheit ist, etwa ein Konfigurator, eine Angebotsanfrage oder kundenspezifische Preise.

Aufwand und Preis: Zuerst werden Datenmodell und führendes System geklärt, danach folgt die technische Umsetzung. Bei blindwerk dauern entsprechende Projekte typischerweise sechs bis zwölf Monate und kosten 60.000 bis 200.000 Euro.

Grenze: Entwicklung und Pflege laufen dauerhaft mit. Jede Änderung an Shop oder ERP kann die Schnittstelle berühren; für die Gesamtkosten zählt deshalb auch die Pflege über Jahre.

Diese drei Prüffragen helfen bei der Entscheidung:

• Welches System soll künftig Artikel, Preise und Bestände führen, und wo werden sie heute noch doppelt gepflegt?
• Läuft ein Prozess über beide Systeme, der vom Standard abweicht, etwa ein Konfigurator, eine Angebotsanfrage oder kundenspezifische Preise?
• Was soll geschehen, wenn Daten nicht exakt zusammenpassen, etwa bei Rundungen, doppelten Importen oder verspätet eintreffenden Daten?

Eine ausführlichere Gegenüberstellung bietet die Seite Systeme verbinden.

Wer setzt um: Ein Team mit Erfahrung in beiden Systemen. blindwerk ist mit seinem Know-how in komplexen Digitalprojekten und agilem Projektmanagement eine Option.

In den oben geschilderten drei Projekten läuft die Anbindung über eine eigene Schnittstelle, jedes Mal aus einem anderen Grund: Bei Spindmax fehlte der Artikelstamm, bei Biomex lief der Anfrageprozess über ein eigenes ERP, bei Wunderlich bestand bereits eine über Jahre gewachsene eigene Anbindung.

Unsere beispielhaften Projekte zeigen, wie eine eigene Schnittstelle zum Einsatz kommen kann. Wann ein Konnektor genügt, beschreibt Weg 1 unter „Passt, wenn“. Ob bei Ihnen der Standard genügt oder eine eigene Schnittstelle nötig wird, lässt sich vorab mit drei Prüffragen einschätzen. Sie entsprechen den drei Fragen aus den Beispielen oben.

Die folgenden Antworten fassen die wichtigsten Entscheidungs- und Betriebsfragen für eine Shopware-ERP-Anbindung zusammen.

Bei einer Shopware-ERP-Anbindung werden Stammdaten, Bestandsdaten und Transaktionsdaten zwischen dem ERP-System (z. B. SAP) und Shopware abgeglichen, meist in beide Richtungen.

Vom ERP zu Shopware: Artikelstammdaten (Artikelnummern, Preise, Staffelpreise), Lagerbestände und Auftragsstatus.

Von Shopware zum ERP: Neukundendaten und eingehende Bestellungen inklusive Zahlungsart und Versandoption.

Ergänzende Systeme: Bei komplexen Produktdaten, etwa mehrsprachigen Beschreibungen oder Medien, wird häufig zusätzlich ein PIM-System (Produktinformationsmanagement) eingebunden. Es entlastet das ERP von Content-Aufgaben.

Nein. Ob der Abgleich in Echtzeit oder zeitgesteuert läuft, hängt von der Datenart ab. In der Praxis bewährt sich häufig eine Mischung aus beidem:

Zeitgesteuert: Große Datenmengen wie Katalog-Updates, Produktbeschreibungen oder Stammdaten werden ressourcenschonend nachts oder in festen Intervallen, etwa stündlich, abgeglichen.

Echtzeit: Daten, die sofort stimmen müssen, etwa Lagerbestände im Checkout oder individuelle B2B-Kundenpreise, werden unmittelbar über die Programmierschnittstelle (API) abgefragt, um Überverkäufe zu vermeiden. Der Bestelleingang geht je nach Anforderung sofort oder in kurzen Intervallen ins ERP.

Die Datenqualität ist ein zentraler Erfolgsfaktor: Eine ERP-Schnittstelle übernimmt Daten automatisch, bereinigt sie aber nicht. Vor der Anbindung muss verbindlich feststehen, welches System für welche Daten führt (Single Source of Truth), etwa das ERP für Preise und Bestände und ein PIM-System für Produktcontent. Unsaubere Stammdaten wie doppelte Artikelnummern, fehlende Steuerschlüssel oder uneinheitliche Maßeinheiten führen zu Abbrüchen beim Datenabgleich und zu Fehlern im Shop.

Angebote für eine ERP-Anbindung sind nur vergleichbar, wenn sie auf denselben Annahmen beruhen. Fragen Sie deshalb bei jedem Anbieter nach:

• Führendes System: Welches System führt welche Daten?
• Umfang: Welche Daten und Prozesse sind enthalten, etwa Artikel, Preise, Bestände, Bestellungen oder ein abweichender Prozess wie ein Konfigurator?
• Fehlerfälle: Wie geht die Anbindung mit Rundungsdifferenzen, doppelten Importen und verspätet eintreffenden Daten um?

• Folgekosten: Was kosten Lizenz oder Pflege über die Nutzungsdauer, nicht nur der Einstieg?

   

Vor dem ersten Angebot sollte feststehen, welches System welche Daten führt, welche Prozesse vom Standard abweichen und wie mit Abweichungen in den Daten umgegangen wird. Das sind die drei Prüffragen oben. Wer sie nicht allein beantworten möchte, erhält im Connect Fit eine Bewertung von außen. Mehr zur Bewertung Ihrer Systemlandschaft finden Sie im nächsten Abschnitt.

Wo entstehen bei Ihnen die Brüche zwischen Shopware und ERP? Wer zuerst allein prüfen möchte, beantwortet die drei Prüffragen oben. 

Für eine Bewertung von außen gibt es Connect Fit: Wir prüfen Ihre Systemlandschaft, bewerten Schnittstellen und Datenqualität und liefern eine priorisierte Maßnahmenliste als Entscheidungsgrundlage. Der Einstieg kostet ab 2.080 Euro netto. 

Oder wissen Sie schon genau, was Sie brauchen? Dann lassen Sie uns im kostenlosen Erstgespräch über Ihr Projekt reden.