Chemistry Meetings: Wider die leidige Pitch-Kultur! 

Pitches haben ihre Tücken und sind für Unternehmen äußerst zeit- und kostenintensiv. Und auch Agenturen sind oftmals nicht allzu wild drauf, da sie für relativ kleine Honorare meist Großes (vor)leisten müssen. Für beide Seiten sind Chemistry Meetings daher eine sinnvolle Alternative, da so in einem ersten Schritt vorgefühlt werden kann, ob man überhaupt fachlich und menschlich zueinander passt.

In diesem Artikel behandelte Themen

• Was bringt ein Chemistry Meeting Unternehmen und Agenturen?
• Viele Agenturen stehen nicht sonderlich auf Pitches
• Finden Unternehmen so überhaupt den Traumpartner?
• Das Chemistry Meeting dient primär dem Kennenlernen
• So ebnen Chemistry Meetings den Weg zum Projekterfolg

Ziel des Beitrags: Entscheider und Projektverantwortliche erfahren, welche Vorteile ein Chemistry Meeting gegenüber einem Pitch hat, und können so besser beurteilen, welcher Weg für sie der richtige ist.

Was bringt ein Chemistry Meeting Unternehmen und Agenturen?

In agilen Projekten kommt es noch mehr darauf an, dass die Chemie zwischen Kunde und Agentur stimmt. Denn gegenüber dem klassischen Projektmanagement ist das beauftragende Unternehmen hier sehr viel stärker in die Abläufe eingebunden.

Ein Beispiel: Bei der agilen Methode Scrum etwa fungiert oftmals ein entsprechend qualifizierter Mitarbeiter des Unternehmens als Product Owner. Damit ist er Teil des Scrum-Teams, übernimmt eine Vielzahl zentraler Aufgaben und stellt sicher, dass das spätere Produkt den Anforderungen sowohl seines Unternehmens als auch des Marktes genügt.

Aber auch abgesehen davon sind Kunden in agilen Projekten viel präsenter: Über den gesamten Projektverlauf hinweg intensiv am Prozess beteiligt, können sie per regelmäßigem Feedback immer wieder steuernd eingreifen. Bei Scrum ist das insbesondere durch die für gewöhnlich alle sieben oder vierzehn Tage stattfindenden Sprint Reviews möglich.

Wegen der engen, nicht selten mehrmonatigen oder gar mehrjährigen Zusammenarbeit muss es daher gerade im agilen Projektmanagement nicht nur fachlich zwischen Agentur und Auftraggeber passen. Sondern vor allem auch (zwischen)menschlich. Sonst ist schnell mal Sand im Getriebe, falls man sich nicht „versteht“ … was sich dann als äußerst schlecht für den Projekterfolg erweisen kann. 

Wenn sich Unternehmen also länger binden, wie beispielsweise bei der Entwicklung und Implementierung einer digitalen Strategie, tun sie gut daran, bei der Suche nach einer passenden Agentur nicht zwingend auf klassische Pitches zu setzen. Diese haben ihre Grenzen und Tücken. Als zielführende Alternative dazu bieten sich – in einem ersten Schritt – Chemistry Meetings mit ausgewählten Dienstleistern an. Nicht nur im Fall agiler Projekte!

Viele Agenturen stehen nicht sonderlich auf Pitches

Lassen Unternehmen bei mittleren oder großen Projektvorhaben mehrere Agenturen per Pitch gegeneinander antreten, so ist hiermit in der Regel ein hoher Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Daran ändert sich auch dann nichts, wenn sie die Aufwandsentschädigung für die ins Rennen gehenden Agenturen möglichst gering halten. Schließlich binden sowohl Vorbereitung als auch Durchführung meist erhebliche personelle Ressourcen. Für die teilnehmenden Agenturen gilt das Gleiche.

Hinzu kommt, dass Agenturen nicht auf jeden Zug aufspringen, zumal es sich für sie erst dann richtig auszahlt, wenn sie am Ende tatsächlich den Zuschlag bekommen.

Dafür müssen sie jedoch in (konzeptionelle/kreative) Vorleistung gehen – was sich letztlich nur für den Gewinner lohnt. Denn in der Aufwandsentschädigung, sofern überhaupt eine vorgesehen ist, spiegelt sich der Wert der für den Pitch geleisteten Arbeit nur bedingt wider. Freundlich ausgedrückt.

Heißt gleichzeitig: Die Verlierer zahlen im Grunde genommen drauf. Der Anreiz ist alles in allem also eher überschaubar.

Finden Unternehmen so überhaupt den Traumpartner?

Vorteilhaft für Unternehmen ist dagegen, dass ihnen bei Pitches bereits potenziell verwertbare Ergebnisse präsentiert werden und sie grundsätzlich den Preis der nachfolgenden Leistung „kontrollieren“ können. Auch viele öffentliche Ausschreibungen zielen ja durch entsprechend festgezurrte Vergabekriterien von vornherein darauf ab, den jeweils günstigsten Projektpartner auszuwählen.

Dies hat jedoch zur Folge, dass sich manche Agenturen nicht sonderlich ins Zeug legen und stattdessen versuchen, mit einer „Lösung aus der Schublade“ durchzukommen. Wenn sie denn überhaupt mitpitchen. 

So laufen Unternehmen Gefahr, dass ihr neues Projekt gleich in zweierlei Hinsicht suboptimal startet: Zum einen ist die agenturseitige Vorleistung, auf der idealerweise alles Weitere basiert, nicht unbedingt das Nonplusultra – um zum anderen angeln sie sich auf diese Weise auch nicht unbedingt die am besten für das Gesamtvorhaben in Frage kommende Agentur. Beziehungsweise den erhofften Traumpartner. 

Mit Chemistry Meetings geht da vergleichsweise mehr. Weil sie niederschwelliger sind. Ein Widerspruch? Nein, wie sich im Folgenden zeigen wird. 

Das Chemistry Meeting dient primär dem Kennenlernen

Auch Agenturen haben ein gesteigertes Interesse an Projekten, die für beide Seiten stimmig sind. Etwa wenn es um zentrale Werte, die grundsätzliche Herangehensweise und die Qualität der Zusammenarbeit geht. Dazu gehört der kommunikative Austausch auf Augenhöhe ebenso wie ein Höchstmaß an angemessener Aufrichtigkeit. 

Wie gesagt, die Chemie muss stimmen. Dazu muss man sich aber zunächst einmal gegenseitig beschnuppern und kennenlernen können. Eben das leisten Chemistry Meetings binnen weniger Stunden.

Klar ist damit: Vor allem bei längerfristigen Projekten kommt es auf eine größtmögliche Schnittmenge zwischen der Unternehmenskultur des Kunden und dem Selbstverständnis der Agentur an. Umso besser klappt später die (agile) Projektarbeit aller Beteiligten! 

Zudem ist es für Agenturen fundamental wichtig, sich bereits im allerersten Schritt ein Bild davon machen zu können, welchen Stellenwert das Unternehmen professionellem Projektmanagement beimisst. Und ob in dieser Hinsicht überhaupt schon „gut geölte“ Andockpunkte vorhanden sind. Nicht minder wichtig: Ist man auch die fachlichen Herausforderungen betreffend auf einer Wellenlänge?

Insofern kommen Chemistry Meetings ohne konkrete Aufgabenstellungen wie beispielsweise den grafischen Erstentwurf für den Relaunch einer Firmenwebsite aus. Das ist nicht ihr Ziel.

So ebnen Chemistry Meetings den Weg zum Projekterfolg

Bedeutet: Während aufgabengetriebene Pitches von jetzt auf gleich in die Vollen gehen, um eine nach Maßgabe der jeweiligen Vergabekriterien „geeignete“ Agentur herauszufiltern, erlaubt ein Chemistry Meeting zunächst einmal ein gegenseitiges Kennenlernen, bei dem es zuvorderst um Soft Facts geht. Ohne dabei Hard Facts wie die beiderseitige Expertise sowie die Problemlösungskompetenz der Agentur komplett auszublenden. Letzteres lässt sich etwa in Form eines integrierten Mini-Workshops o. ä. zu einer spezifischen Fragestellung aus dem Kontext des geplanten Projekts abbilden.

Damit führen Chemistry Meetings zwar nicht sogleich zu elaborierten Konzepten, sagen dafür aber schon viel über die Art und Weise des Miteinanders im Projekt aus. Zudem entfällt somit die vorgelagerte Ausarbeitung einer dezidierten, anschlussfähigen Agenturaufgabe nebst Briefing. Sowie die nicht minder aufwändige Evaluierung der Ergebnisse.

Kurzum, Chemistry Meetings sind bei Weitem nicht so zeit- und kostenintensiv. Vielmehr ermöglichen sie es Unternehmen, relativ schnell den menschlich wie fachlich am besten passenden Projektpartner zu identifizieren und mit diesem anschließend einen Probeauftrag oder ein Vorprojekt als Reality-Check durchzuführen. Somit minimieren sie das Risiko einer späteren Bauchlandung und weisen Unternehmen den richtigen Weg zum Projekterfolg. 

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