Agentur wechseln vor dem Go-live? Kriterien, Risiken und Wege aus der Projektschieflage

Der Go-live des neuen digitalen Systems wurde erneut verschoben – etwa, weil weder der Projektfortschritt offener Entwickler-Tickets noch die Einhaltung der Qualitätskriterien belegbar sind. Das Vorhaben ist damit in Schieflage geraten. Die Agentur zu wechseln, würde zwar keinen Neustart erfordern, sofern Quellcode-Repository, Nutzungsrechte und Serverzugänge gesichert sind. Ob der Wechsel am Ende wirtschaftlich ist, zeigt der Abgleich des Backlogs mit der Definition of Done.

Projektverantwortliche erhalten eine datenbasierte Entscheidungshilfe, um bei Go-live-Verzug den Fertigstellungsgrad zu ermitteln sowie Risiken zwischen Nachbesserung und Agenturwechsel abzuwägen.

Der Starttermin steht seit Monaten im Kalender. Kampagnen sind geplant, Schulungen terminiert, die Geschäftsführung hat intern zugesagt. Nun melden die Tests neue Fehler, manche Funktionen gelten lediglich als „fast fertig“, und ein neuer Termin für den Go-live des neuen digitalen Systems bleibt vage. Zwischenstände werden berichtet, lassen sich aber kaum nachprüfen: „In Arbeit“ kann ein Fünftel einer Funktion bedeuten oder neun Zehntel.

Das Budget ist größtenteils verbraucht, und jede weitere Verschiebung erzeugt Erklärungsbedarf gegenüber Vertrieb, Marketing und Geschäftsführung. Hier stellen sich zwei Fragen: Beginnt das Projekt bei einem Wechsel wieder bei null? Und wiederholt sich diese Situation in einigen Wochen, wenn alles beim Alten bleibt? Klar ist nur: Je später die Entscheidung fällt, desto mehr Arbeit baut auf dem aktuellen Stand auf – und desto größer kann das wirtschaftliche Risiko werden.

Ein Projekt gerät selten durch zu wenig Entwicklungsaufwand in Verzug, sondern meist durch ungeplante Nacharbeit. Wenn objektive Prüfkriterien fehlen, werden Funktionen vorzeitig als fertig eingestuft. Agiles Projektmanagement – die Arbeit in kurzen, überprüfbaren Abschnitten mit einem priorisierten Backlog, also der geordneten Aufgabenliste – stellt dafür die Instrumente bereit: Es zeigt, was erledigt ist und was offen bleibt. Entscheidend ist die Definition of Done, die Vereinbarung, ab wann eine Funktion als fertiggestellt gilt.

Wurde dies nie schriftlich festgehalten, kann „fertig“ unterschiedlich interpretiert werden. Verbleibende Restarbeiten wandern von Sprint zu Sprint weiter, das Backlog schwillt an, und Fehler aus der Testumgebung kommen erst bei der Abnahme zum Vorschein. In agilen Projekten lässt sich aus dem Backlog eine zeitliche Orientierung ableiten: Wird der Umfang der offenen Einträge durch die bisherige Erledigungsrate pro Sprint geteilt, ergibt sich eine empirisch fundierte Prognose der verbleibenden Entwicklungszeit. Die Aussagekraft hängt allerdings direkt von der kontinuierlichen Pflege der Einträge ab.

In nicht-agilen Projekten fehlt diese Berechnungsbasis, und die Unsicherheit über den Restaufwand wächst. Rechtlich zählt davon nur, was vertraglich vereinbart ist: die Abnahmekriterien und die schriftliche Mängelrüge. Ob ein konkretes Ergebnis oder die bloße Arbeitsleistung geschuldet ist, entscheidet über die rechtlichen Rahmenbedingungen von Abnahme und Kündigung.

Ein Wechsel der Agentur während eines laufenden Digitalprojekts ist technisch und organisatorisch in der Regel jederzeit möglich – auch ohne Einverständnis des bisherigen Dienstleisters. Ein kompletter Neuanfang ist in der Praxis aber nur dann nötig, wenn der Quellcode nicht dokumentiert ist oder rechtliche Blockaden den Zugriff verhindern. Liegen die Voraussetzungen vor, kann ein neuer Partner den bestehenden Stand ohne Unterbrechung übernehmen.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein? Zugänge zum Quellcode-Repository sowie zu Hosting, Domain, Redaktionssystem und Cloud-Konten müssen vorliegen. Der Vertrag muss die Weiterentwicklung durch Dritte sowie die Verwertung des Codes ausdrücklich gestatten. Ein gepflegtes Backlog, Testprotokolle und eine Installationsanleitung sind erforderlich. Erst ein Aufbautest in einer frischen Umgebung belegt, ob das System ohne Zutun der bisherigen Agentur lauffähig ist.

Bestandssicherung als erster Schritt. Bevor ein neuer Partner übernimmt, sollten Zugänge, Vertragsunterlagen und Nutzungsrechte dokumentiert, ein Backup von Quellcode, Datenbank und Medien erstellt sowie der offene Entwicklungsstand inklusive bekannter Mängel festgehalten werden. Erst danach ist eine belastbare Entscheidung zwischen Nachbesserung und Wechsel möglich. Wie bereits im Beitrag „Mein E-Commerce-Projekt steckt fest“ beschrieben, ist ein neutral erfasster Ist-Zustand der schnellste Weg zurück in die Handlungsfähigkeit.

Für eine kritische Phase kurz vor dem geplanten Go-live existieren im Wesentlichen zwei Handlungsoptionen. Eine davon können Sie ohne externe Unterstützung umsetzen.

Weg 1: Nachbesserung mit der bisherigen Agentur. Sie erfassen sämtliche Mängel, setzen der Agentur schriftlich eine verbindliche Nachfrist und koppeln diese an klare Abnahmekriterien. Das Backlog reduzieren Sie auf den zwingend erforderlichen Restumfang. Wo nötig, begrenzen Sie den initialen Go-live auf essenzielle Kernfunktionen wie Bestellung und Zahlung, während Sie weitere Module in einer zweiten Version nachziehen. Ein reduzierter Start setzt jedoch voraus, dass Ihre Kernfunktionen stabil laufen und Sie vertraglich geregelte Ressourcen für die Restarbeiten haben. Die Grenze ist erreicht, sobald dem Dienstleister personelle Kapazitäten oder Fachkompetenz fehlen.

Weg 2: Übernahme durch einen neuen Partner. Ein externer Spezialist führt zunächst ein Übernahme-Audit durch – eine unabhängige Sichtung von Quellcode, Datenbank, Sicherheit und Lizenzen. Auf dieser Grundlage priorisiert er Ihr Backlog neu und führt das Projekt in transparenten Sprints zum Go-live. Ein Audit erfordert Zeit und Budget; den genauen Umfang kann der neue Partner erst nach der Erstsichtung beziffern. Hinzu kommen Einarbeitungs- und Übergabeaufwände. Arbeiten Dritte am Code, können Ihre Gewährleistungsansprüche gegenüber der bisherigen Agentur berührt sein, was Sie vorab juristisch klären lassen sollten.

Was kostet ein Agenturwechsel vor dem Go-live? Die Kosten für ein Übernahme-Audit bewegen sich typischerweise im Bereich von 2.500 bis 5.000 € je nach Systemkomplexität. Größere Übernahmeprojekte beginnen erfahrungsgemäß bei circa 50.000 €. Hinzu kommen Einarbeitungs- und Übergabeaufwände.

Ob ein Wechsel vor dem Go-live günstiger ist als durchzuhalten, hängt von drei Dingen ab: Zugänge, Dokumentation und offene Entscheidungen. 

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