Ausschreibungsberatung von Profihand: So profitieren auch digitale Projekte öffentlicher Träger von agilem Projektmanagement

Öffentliche Ausschreibungen sind ein wichtiger Bestandteil der Beschaffungsprozesse für staatliche Institutionen, städtische Unternehmen und Betriebe sowie andere öffentliche Auftraggeber. Sie gewährleisten einen fairen und transparenten Wettbewerb, da verschiedene Dienstleister die Chance erhalten, Angebote für ihre Leistungen und Produkte einzureichen. So weit, so gut. Allerdings erstickt das übliche Ausschreibungsprozedere agiles Projektmanagement, wie es heute vor allem in Digitalprojekten unverzichtbar ist, zumeist im Keim. Das gefährdet den Projekterfolg – es sei denn, man setzt im Vorfeld auf eine fundierte Beratung. Die Kernfrage lautet dabei: Wie kann der Prozess der Ausschreibung so gestaltet werden, dass er den zeitgemäßen Anforderungen an Technologie und Innovation entspricht? Dieser Beitrag liefert Antworten.

In diesem Artikel behandelte Themen

• Warum ist agiles Projektmanagement in Digitalprojekten so wichtig?
• Öffentliche Ausschreibungen versus flexible Arbeitsweisen
• Drohende Konflikte und das Damoklesschwert der Unwirtschaftlichkeit
• Traditionelles Projektmanagement: Innovationskiller bei Ausschreibungen
• Was sind also die Vorteile einer professionellen Ausschreibungsberatung?
• So lässt sich Agilität in den Ausschreibungsprozess integrieren
• Zusammenfassung: Die Zukunft der öffentlichen Ausschreibung gestalten

Ziel des Beitrags: Öffentliche Träger wie Stadtwerke und Kliniken erfahren, wie sich agiles Projektmanagement erfolgreich in den Ausschreibungsprozess integrieren lässt – und warum das für ihre Digitalprojekte vorteilhaft ist.

Sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer stehen wegen der in Bund und Ländern jeweils geltenden vergaberechtlichen Vorschriften für öffentliche Ausschreibungen vor zahlreichen Herausforderungen. So sind diese für Auftraggeber wie beispielsweise Stadtwerke und städtische Kliniken meist mit komplizierten Auswahlprozeduren, anfangs noch eher unklaren Anforderungen und einem hohem Verwaltungsaufwand verbunden. Und auf der anderen Seite kämpfen externe Dienstleister mit Hürden wie einer komplexen Bürokratie, intensivem Wettbewerb und dem Risiko des Angebotsausschlusses.

Daher sind viele Auftragnehmer, darunter etwa auch Agenturen, nicht sonderlich scharf darauf, bei Ausschreibungen gegeneinander zu pitchen. Denn trotz des für gewöhnlich sehr hohen Zeit- und Ressourcenaufwands fallen die Aufwandsentschädigungen oftmals allzu bescheiden aus. Und wenn am Ende dann doch wieder allein der günstigste Preis über die Vergabe entscheidet, hält sich die Begeisterung bei den in Frage kommenden Anbietern erst recht in Grenzen. 

Erschwerend kommt hinzu: Zwar stehen Digitalprojekte wegen des in Deutschland nach wie vor großen digitalen Nachholbedarfs weit oben auf der Agenda öffentlicher Träger. Man denke hier an schnelle Websites mit userfreundlichen Features, plattformübergreifende Portallösungen und moderne Apps für alle gängigen mobilen Endgeräte und Betriebssysteme – alles Projekte, die idealerweise per agilem Projektmanagement umgesetzt werden. Allerdings lassen die starren Strukturen „klassischer“ Ausschreibungen agile Arbeitsweisen nur bedingt zu. Wenn überhaupt.

Aus diesem Grund empfiehlt es sich, bereits im Vorfeld auf eine fachkundige Ausschreibungsberatung durch eine entsprechend spezialisierte Digitalagentur zu setzen. Ziel ist es, die bei digitalen Projekten heutzutage erfolgsentscheidende Agilität von vornherein im Ausschreibungsprozess zu verankern. 

LESETIPP:

• Wer sich im Detail über agile Prinzipien, Methoden und Tools informieren möchte und an der Arbeitsweise unserer Digitalagentur „blindwerk“ interessiert ist, dem gewährt die „timeBOXED-Serie über agiles Projektmanagement“ viele interessante Insights.

Warum ist agiles Projektmanagement in Digitalprojekten so wichtig?

Agiles Projektmanagement ist in Digitalprojekten längst so etwas wie die „Conditio sine qua non“. Denn die Dynamik und der ständige Wandel in der heutigen digitalen Welt – und damit verbunden die sich teils fast schon hochfrequent ändernden Nutzererwartungen an neue, innovative Produkte und Lösungen – erfordern eine flexible und anpassungsfähige Vorgehensweise. Aufgrund seines linearen Wesens mit sequenziell klar abgetrennten Projektphasen und eines mehr oder minder in Stein gemeißelten Projektziels kann klassisches Projektmanagement dies in der Regel nicht leisten. 

Bewährte agile Methoden wie Scrum und Kanban hingegen sollen und können dafür sorgen, dass das Endprodukt den Bedürfnissen der Nutzer entspricht. Eben dafür wurden sie entwickelt.

Die vier größten Stärken von agilem Projektmanagement

• Erstens erlaubt Agilität die kontinuierliche Anpassung an sich ändernde Anforderungen. In der digitalen Landschaft, in der Technologien und Marktbedingungen rasch wechseln, ist die Fähigkeit entscheidend, schnell auf neue Entwicklungen zu reagieren.
• Zweitens fördert agiles Projektmanagement die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und Stakeholdern. In Digitalprojekten, bei denen kreative Lösungen und innovative Ideen gefragt sind, ist die fortlaufende Kommunikation und Interaktion ausschlaggebend.
• Drittens ebnen agile Methoden den Weg für eine zeitnahe Markteinführung neuer Produkte und Dienstleistungen. Schnelle Iterationen und Prototypenentwicklung ermöglichen es, rasch Feedback zu sammeln und das Endprodukt stetig zu verbessern.
• Viertens reduziert agiles Projektmanagement das Risiko von Projektfehlern und -ausfällen. Durch regelmäßige Überprüfungen lassen sich Probleme frühzeitig erkennen und beheben, bevor sie zu unüberwindbaren Hürden werden.

Agiles Projektmanagement wurde seinerzeit konzipiert und eingeführt, um den Erfolg, die Effizienz und die Qualität von Softwareprojekten sicherzustellen. Gleiches gilt auch für Digitalprojekte. Dies alles steht aber auf tönernen Füßen, wenn öffentlich ausgeschriebene Projekte kein flexibles Anforderungsmanagement zulassen.

Öffentliche Ausschreibungen versus flexible Arbeitsweisen

Der Knackpunkt ist, dass die jeweilige Umsetzung der vergaberechtlichen Vorschriften für öffentliche Ausschreibungen in der Regel zu sehr formalen und knöchernen Strukturen innerhalb der Ausschreibungsunterlagen führt. Wodurch sogleich auch die Möglichkeiten für das weitere Vorgehen im Projekt selbst stark eingeschränkt sind. So sind in den Leistungsbeschreibungen beispielsweise die Anforderungen an das zu entwickelnde Produkt bzw. dessen Komponenten meist ein für alle Mal festgelegt – obwohl sich die Anforderungen vor allem in Digitalprojekten von jetzt auf gleich ändern können, wie wir oben gesehen haben. Flexible Arbeitsweisen sind damit weitgehend ausgeschlossen. 

Und umso schwerer wiegt es, wenn bei Ausschreibungen eben diese Anforderungen von Mitarbeitern öffentlicher Träger definiert werden, die weder mit den technischen Spezifikationen einer in Auftrag gegebenen Website oder sonstigen Softwareanwendung noch mit zentralen Aspekten agilen Projektmanagements vertraut sind. Das ist nicht selten der Normalfall.

Außerdem erfahren Dienstleister in der überwiegenden Anzahl der Ausschreibungen erst nach Vertragsschluss alle Details über das Projekt. Also zu einem Zeitpunkt, in dem sie bereits für dessen Durchführung im rechtlichen Sinne verantwortlich sind.

Eine professionelle Beratung rund um die Ausschreibung hilft, viele dieser Stolperfallen zu identifizieren und zu entschärfen. Denn indem sie eine Tür für agiles Projektmanagement offenlässt, schützt sie vor ineffizienten Projektabläufen, mangelnder Zusammenarbeit zwischen Auftragnehmern und Auftraggebern und einem erhöhten Risiko von Projektfehlern. 

Drohende Konflikte und das Damoklesschwert der Unwirtschaftlichkeit

Bleibt dem späteren Auftragnehmer aus den genannten Gründen indes nur der Weg klassischen Projektmanagements, arbeitet er via Wasserfallmodell o. ä. „stoisch“ das Pflichtenheft ab, ohne neue Marktgegebenheiten berücksichtigen zu können. Was schlecht ist. Auch weil dann größere Probleme im Projektverlauf quasi vorprogrammiert sind, welche in der Folge gar in einen offenen Konflikt mit dem Auftraggeber münden können. Etwa wenn dieser trotz der von ihm vorab festgelegten Anforderungen aufwändige Anpassungen einverlangt, dem Auftragnehmer aufgrund des zwischen beiden Seiten geschlossenen Vertrages bis auf Weiteres jedoch keine Nachkalkulation erlaubt ist.

Kurz erklärt: Das Wasserfallmodell im Projektmanagement

Das Wasserfallmodell ist ein traditioneller, linearer Ansatz für Projektmanagement, bei dem Aufgaben sequenziell abgearbeitet werden und jede Projektphase erst nach Abschluss der vorherigen beginnt. Anders als bei agilen Methoden gibt es hier keine Iterationen, sondern jede Phase wird nur einmal durchlaufen, wobei die Ergebnisse jeder vorangegangenen Phase als Vorannahmen für die nachfolgende Phase dienen. Der daraus resultierende Mangel an Flexibilität und Anpassungsfähigkeit ist die größte Schwäche des Wasserfallmodells.

Lässt er sich trotzdem darauf ein, ist seine bei öffentlich ausgeschriebenen Projekten übliche Mischkalkulation im Handumdrehen Makulatur, und aus seiner Sicht wird das Projekt zunehmend unwirtschaftlich. Daher wird er bei absehbar aus dem Ruder laufenden Aufwänden auf die Erfüllung des bestehenden Vertrages pochen und nicht endlos „auf seine Kosten zubuttern“. Es sei denn, ein Änderungsantrag wird eingereicht, um nachträglich eine Anforderung modifizieren oder eine neue Funktion einführen zu können. Dadurch geht aber wertvolle Zeit verloren. Was ebenfalls schlecht ist, da traditionell durchgeführte Projekte ohnehin nicht gerade die Schallmauer durchbrechen.

Traditionelles Projektmanagement: Innovationskiller bei Ausschreibungen

Aber auch ohne all dies läuft das zu entwickelnde Produkt (Website, Portal, App etc.) stets Gefahr, bereits zum Zeitpunkt seiner Einführung veraltet zu sein, sofern im Projektverlauf nicht flexibel auf neue technologische Optionen reagiert werden kann. Nicht von ungefähr gelten klassische Ausschreibungen, die lediglich den Einsatz traditioneller Projektmanagementmethoden zulassen, als wahre Innovationskiller.

Agiles Projektmanagement bietet demgegenüber Raum für Kreativität, wohldosierte Experimente und kontinuierliche Optimierungen. Auch kommen agile Projekte in der Regel sehr viel schneller voran. Daher ist die Anpassung von Ausschreibungsverfahren an die Bedürfnisse digitaler Projekte letztlich unabdingbar. Dies kann durch gezielte Beratung und die Integration agiler Prinzipien in den Ausschreibungsprozess erreicht werden. 

Um Digitalprojekte erfolgreich ins Ziel zu bringen, können auch User Stories wegweisend sein: Statt Anforderungen strikt produktfokussiert zu formulieren und diese dadurch dauerhaft festzulegen, werden sie aus der Perspektive der Benutzer beschrieben. Die Benutzererfahrung rückt somit in den Mittelpunkt, und indem User Stories konkrete Nutzerbedürfnisse widerspiegeln, ermöglichen sie ein insgesamt flexibleres Vorgehen bei der Projektumsetzung. Denn dann geht es nicht mehr um ein zuvor schon im Detail geplantes technologisches Produkt, sondern um eine für den Nutzer passende Lösung, die – durch Technologie unterstützt – deren Bedürfnisse erfüllt bzw. ein Problem für sie löst.

Da sich User Stories leichter anpassen und erweitern lassen, fördern sie die Agilität und die Möglichkeit zur stetigen Verbesserung im Projektverlauf.

LESETIPP:

• Jede Menge weiterführende Informationen über die Eigenheiten von Digitalprojekten bietet auch unser Beitrag „Das macht IT-Projekte besonders“.

Was sind also die Vorteile einer professionellen Ausschreibungsberatung?

Unstrittig ist: In der komplexen Balance zwischen den Spezifika öffentlicher Ausschreibungen und agilen Prinzipien spielt eine professionelle Ausschreibungsberatung eine immer wichtigere Rolle. Denn die betreffenden Experten verstehen die Herausforderungen beider Seiten – Auftraggeber und Auftragnehmer – und sind befähigt, eine Brücke zwischen ihnen zu schlagen. 

So vermögen die Berater, Ausschreibungen innerhalb der rechtlichen Rahmenbedingungen dahingehend zu gestalten, dass sie sich mit den Herausforderungen von Digitalprojekten in Einklang bringen lassen. Ferner unterstützen sie den bei der Integration von agilen Ansätzen möglicherweise notwendigen Change-Management-Prozess auf Seiten des Auftraggebers und definieren im Rahmen der Projektplanung geeignete Metriken, um später die Leistung des Projekts punktgenau bewerten zu können. Außerdem muss die Beratung rund um die Ausschreibung nicht mit der Vergabe des Projekts enden, sondern sie kann dieses auch bis ins Ziel begleiten.

Die Vorteile der Ausschreibungsberatung erstrecken sich über verschiedene Aspekte:

Expertise in beiden Welten: Ausschreibungsberater verfügen über tiefgreifendes Wissen sowohl im Bereich der öffentlichen Beschaffung als auch im agilen Projektmanagement. Dadurch können sie Lösungen entwickeln, die die Bedürfnisse beider Seiten berücksichtigen.

Anpassungsfähigkeit: Durch ihre Erfahrung sind Ausschreibungsberater in der Lage, agile Methoden an die Anforderungen von Ausschreibungsprozessen anzupassen. Sie können Strategien entwickeln, um iterative Arbeitsweisen in den Rahmen von Ausschreibungen zu integrieren.

Risikominimierung: Ausschreibungsberater können auf potenzielle Risiken hinweisen und Lösungen vorschlagen, um diese Risiken zu minimieren. Dies trägt dazu bei, dass alle Beteiligten realistische Erwartungen haben und mögliche Hindernisse rechtzeitig identifiziert werden können.

Effiziente Kommunikation: Durch ihre Vermittlerrolle erleichtern Ausschreibungsberater die Kommunikation zwischen den Parteien. Viele Missverständnisse und Konflikte lassen sich somit vermeiden, was zu einer reibungsloseren Zusammenarbeit führt.

So lässt sich Agilität in den Ausschreibungsprozess integrieren

Ausschreibungsberater übernehmen damit eine Schlüsselrolle bei der erfolgreichen Integration agilen Projektmanagements in den Ausschreibungsprozess. Sie fungieren als Vermittler zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern und stellen sicher, dass die Bedenken beider Seiten angemessen berücksichtigt werden. Ihre Expertise ermöglicht es ihnen, die agilen Prinzipien in den Kontext von Ausschreibungen zu übersetzen und praktische Lösungen anzubieten.

Allerdings erfordert das Integrationsvorhaben ein Umdenken und eine gemeinsame Anstrengung von Auftraggebern, Auftragnehmern und Ausschreibungsberatern. 

Hier sind einige Ansätze, wie dies erreicht werden kann:

Frühzeitige Einbindung: Auftraggeber tun gut daran, agile Projektmanagementansätze von Anfang an in den Ausschreibungsprozess einfließen zu lassen. Die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen sollte Raum für Flexibilität und Veränderung lassen, um den agilen Prinzipien gerecht zu werden.

Agile Angebotsphase: Auftragnehmer können in ihren Angeboten Vorschläge für agile Vorgehensweisen präsentieren. Dies zeigt den Auftraggebern, wie agiles Projektmanagement im Kontext des Projekts funktionieren könnte und auf die Ziele des Projekts einzahlt.

Kollaborative Auswahlprozesse: Der Auswahlprozess von Auftragnehmern kann agil gestaltet werden. Statt ausschließlich auf formale Kriterien zu achten, können interaktive Workshops und ein Austausch auf Augenhöhe zur Auswahl des besten Partners beitragen.

Kontinuierliche Anpassung: Der Ausschreibungsprozess selbst kann agil sein, indem regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen der Anforderungen und Ziele erfolgen. Dies ermöglicht es, zeitnah auf neue Informationen und sich ändernde Umstände reagieren zu können.

Zusammenfassung: Die Zukunft der öffentlichen Ausschreibung gestalten 

Öffentliche Ausschreibungen müssen sich verändern, um in der agilen Welt anzukommen. Nur dann kann sich Agilität im Ausschreibungsprozess entfalten und so Innovation fördern, die Qualität der Ergebnisse steigern und die Zusammenarbeit zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern verbessern. Die professionelle Ausschreibungsberatung spielt dabei eine entscheidende Rolle, indem sie Lösungen entwickelt, die die Bedürfnisse beider Seiten berücksichtigen.

Kurzum, die Zukunft der Ausschreibungen liegt in der Flexibilität, Offenheit und Kreativität, die das agile Projektmanagement mit sich bringt. Wenn öffentliche Auftraggeber und Auftragnehmer gemeinsam an dieser Transformation arbeiten, machen sie Ausschreibungen zu einem wirksameren Instrument der Beschaffung, das den Anforderungen der digitalen Ära entspricht.

Ergänzende Bemerkung: In der Praxis kann das Ergebnis einer Ausschreibungsberatung im Projektvorfeld auch darin bestehen, überhaupt keine öffentliche Ausschreibung durchzuführen. Sondern das Gesamtvorhaben in kleine Pakete aufzuteilen, damit die eingeholten Angebote mit hoher Wahrscheinlichkeit unter den jeweils geltenden Schwellenwerten für Liefer- und Dienstleistungsaufträge liegen. Das entspräche damit dann auch dem Grundgedanken der iterativen und agilen Arbeitsweise. Zumal sich Projekte in der Folge flexibler planen lassen und agilen Projektmanagement eigentlich nichts mehr im Wege steht. Was, wie gesehen, eben dann vorteilhaft ist, wenn es darum geht, zeitgemäße digitale Anwendungen entwickeln zu lassen, die den Nutzern tatsächlich etwas bringen.

Sie möchten eine öffentliche Ausschreibung für eine neue Website oder ein anderes digitales Projekt durchführen und sich vorher zwecks Effizienzsteigerung professionell beraten lassen? Dann nehmen Sie gerne unverbindlich Kontakt zu uns auf.