01.03.2023
Projektmanagement

Projektphasen im Projektmanagement: Strukturiert zum Erfolg

Projekte punktgenau zu planen und erfolgreich umzusetzen, erfordert eine strukturierte Vorgehensweise – und damit eine Einteilung des Projekts in Phasen. Jede Phase hat dabei ihre eigenen Ziele, Arbeitsprodukte und Meilensteine, die es dem Projektteam ermöglichen, den Fortschritt des Projekts zu messen und dieses zu steuern. Im Folgenden stellen wir die Projektphasen im klassischen und agilen Projektmanagement vor und gehen kurz auf die Vorteile eines professionellen Anforderungsmanagements ein.

In diesem Artikel behandelte Themen

  • Projektphasen im klassischen Projektmanagement
  • Projektphasen im agilen Projektmanagement …?
  • Anforderungsmanagement in jeder Phase des Projekts

Ziel des Beitrags: Projektverantwortliche (in spe) und Projektmitarbeiter erfahren, warum die Einteilung eines Projekts in Phasen maßgeblich zu dessen erfolgreichem Abschluss beiträgt.

Projektphasen sind konstitutiv für (klassische) Projekte und ermöglichen eine klare Struktur für die Planung, Durchführung und Kontrolle des Vorhabens. Anders ausgedrückt: Ohne Phasen wäre ein Projekt überhaupt kein richtiges Projekt – und auch das Risiko des Scheiterns wäre erheblich größer. Demgegenüber ebnet die Gliederung in Projektphasen den Weg für eine planvolle Abfolge von Aktivitäten und Ergebnissen, die zur Erreichung des Projektziels notwendig sind.

Die Einteilung eines Projekts in einzelne Phasen – und mithin Unterziele, Arbeitsprodukte und Meilensteine – ist damit eine zentrale Voraussetzung für erfolgreiches Projektmanagement. Neben der Strukturierung, Planung und Überwachung eines Projekts erleichtert jede Projektphase auch die Entscheidungsfindung im Projektverlauf. So können Projektmanager, Teammitglieder und Stakeholder nach Abschluss jeder Phase die Ergebnisse überprüfen und bewerten und auf der Grundlage von Fakten und Zahlen Entscheidungen über das weitere Vorgehen treffen. Ferner ermöglicht die strukturierte Herangehensweise einen effizienten Informationsaustausch innerhalb des Projektteams sowie mit den Stakeholdern. Dadurch sind alle maßgeblich Beteiligten idealerweise immer auf dem gleichen Stand

Tipp: Wer sich entsprechend über IT-Projekte informieren möchte, dem sei unser Beitrag „Die Phasen im Webprojekt“ empfohlen.

Projektphasen im klassischen Projektmanagement

Im klassischen Projektmanagement sind Projekte für gewöhnlich in fünf Phasen unterteilt, die auch als Projektlebenszyklus bezeichnet werden. Das Projekt ist hierbei in kleinere, leichter zu handhabende Phasen unterteilt, die die Planung, Überwachung und Steuerung des Projekts sowie die Zuweisung von Aufgaben an die Teammitglieder erleichtern. Zudem lassen sich durch die Gliederung in Projektphasen potenzielle Risiken und Probleme frühzeitig erkennen, um nötigenfalls umgehend gezielte Maßnahmen ergreifen und negative Auswirkungen auf das Projekt verhindern zu können.

Die fünf Projektphasen sind:

Initiierung: In der Projektphase Initiierungwird das Projekt konzipiert und das Projektziel festgelegt. Auch werden erste Anforderungen formuliert, die Stakeholder identifiziert und der Projektumfang definiert. Der Projektmanager erstellt zudem einen „groben“ Projektplan. Vor allem wird hier die Entscheidung getroffen, ob das Projekt durchgeführt wird oder nicht.

Planung: In der Projektphase Planungwird ein detaillierter Projektplan ausgearbeitet, der die Ziele, das Budget, die Ressourcen und den Zeitrahmen des Projekts festlegt.Ferner werden Aufgaben, Meilensteine und Deliverables festgelegt. Der Plan enthält eine Risikoanalyse, um mögliche Probleme oder Herausforderungen zu identifizieren und Maßnahmen ergreifen zu können.

Ausführung: In der Projektphase Ausführung werden die in der Planungsphase festgelegten Schritte umgesetzt, und die Teammitglieder arbeiten an den ihnen vom Projektmanager zugewiesenen Aufgaben, um die Meilensteine der jeweiligen Phase zu erreichen. Wichtig ist, dass das Team eng zusammenarbeitet und ausreichend kommuniziert.

Überwachung und Kontrolle: In der Projektphase Überwachung und Kontrollewird fortwährend der Projektfortschritt überprüft. Der Projektmanager behält dabei im Auge, ob die Erfüllung der einzelnen Aufgaben dem Zeitplan entspricht, das Budget eingehalten wird und die Qualität der Arbeit stimmt. Nötigenfalls greift er ein, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.

Abschluss: In der Projektphase Abschlusswerden alle Deliverables daraufhin überprüft, ob sie den Anforderungen entsprechen und das Projektziel erreicht wurde. Das Produkt wird an den Auftraggeber übergeben. Ein Abschlussbericht dokumentiert die Ergebnisse und bewertet das Projekt, um aus den gewonnenen Erkenntnissen Lehren für die Zukunft ziehen zu können.

Ein solcher Phasenplan reduziert zwar die Komplexität eines Projekts, allerdings schränken „starre“ Phasen sowie die frühzeitige Festlegung von Meilensteinen die Flexibilität ein. So stößt klassisches Projektmanagement insbesondere dort schnell an seine Grenzen, wo sich die Anforderungen während des Projektverlaufs ändern. In Zeiten immer dynamischerer Märkte und höchst wandelbarer Zielgruppenerwartungen an Produkte ist eben dies heutzutage fast schon die Regel.

Hier bietet das agile Projektmanagement eine zeitgemäße Lösung an.

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Projektphasen im agilen Projektmanagement …?

Im agilen Projektmanagement gibt es keine strikt vorgegebene Abfolge von Projektphasen wie im klassischen Projektmanagement. Stattdessen geht es iterativ vor und ermöglicht eine höhere Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Der Fokus liegt dabei auf der schnellen Umsetzung einzelner Arbeitspakete und der kontinuierlichen Verbesserung des Produkts via „Sprints“. Ein Sprint ist ein Zeitraum von ein bis vier Wochen, in dem ein bestimmtes Arbeitspaket umgesetzt und anschließend überprüft und gegebenenfalls angepasst wird.

Gleichwohl gibt es in agilen Projekten wiederkehrende Aktivitäten, die sich als „agile Projektphasen“ bezeichnen lassen und je nach Projekt und Methode variieren können. Hierzu zählen beispielsweise:

Vision: Auf Basis einer Produktvision wird ein vorläufiger Plan erstellt, um die Vision zu realisieren. Die Anforderungen werden erfasst, priorisiert und in ein Produkt-Backlog aufgenommen.

Sprint: Aus dem Produkt-Backlog wählt das Team diejenigen Aufgaben aus, die es in der jeweils zur Verfügung stehenden Zeitspanne realistischerweise erledigen kann, und arbeitet diese ab.

Review: Am Ende des Sprints diskutiert das Team, ob das anvisierte Teilziel erreicht wurde, tauscht sich über den Stand des Produkts aus und klärt die nächsten Entwicklungsschritte.

Retrospektive: Das Team prüft die Qualität des zurückliegenden Sprints und leitet aus den Erfahrungen potenzielle Verbesserungsmaßnahmen für den nächsten Sprint ab. Diese Phasen wiederholen sich Projektverlauf wieder und wieder. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass das Team seine Arbeit und das Produkt fortwährend verbessert, flexibel auf externe Einflüsse reagiert und so „nach und nach“ die Anforderungen des Kunden erfüllt.

Anforderungsmanagement in jeder Phase des Projekts

Die Kundenanforderungen nach Abschluss des Projekts exakt erfüllt zu haben, gelingt umso besser, wenn in Projekten ein professionelles Anforderungsmanagement integriert ist – eine Kernkompetenz von blindwerk, Agentur für komplexe digitale Projekte mit ausschließlichem Fokus auf agiles Projektmanagement.

Das Anforderungsmanagement bzw. Requirements Engineering erstreckt sich dabei über den gesamten Projektlebenszyklus bzw. alle Phasen des Projekts und dient der fortwährenden Identifizierung, Analyse, Priorisierung und Verwaltung von Anforderungen. Insbesondere in agilen Projekten ist es unerlässlich für den Erfolg, weil es deren Anpassungsfähigkeit erhöht. Zudem beugt die kontinuierliche Überwachung, Überprüfung und Anpassung der Anforderungen an Änderungen der Projektumgebung oder der Stakeholder-Bedürfnisse Problemen im Projekt vor und hilft, Risiken und Kosten zu reduzieren und die Kundenzufriedenheit zu steigern.

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Über den Autor

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Jan Entzminger ist Gründer und Geschäftsführer der Südpfälzer blindwerk - neue medien GmbH. Seit über 20 Jahren arbeitet er professionell mit dem Medium Internet. Nach seiner Ausbildung zum Online-Entwickler arbeitete er zunächst in verschiedenen Agenturen im Bereich Projektleitung und Entwicklung. 2001 hat er sich mit seiner eigenen Digital-Agentur selbständig gemacht und berät über 200 sowohl mittelständische als auch große, international tätige Unternehmen in allen Fragen zur Realisierung komplexer Digitalprojekte.

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